Werkstattsoftware für kleine Kfz-Betriebe

Für einen kleinen Betrieb lohnt sich eine konkrete Bestandsaufnahme: Wo müssen Sie nachfragen? Was steht nur auf einem Zettel? An welcher Stelle werden Zeiten oder Kundendaten doppelt eingetragen?

• Termine: Ist klar, wer die Arbeit übernimmt und welcher Arbeitsplatz benötigt wird?
• Kunden und Fahrzeuge: Finden Sie beim nächsten Anruf die bisherigen Termine und aktuellen Kontaktdaten?
• Rechnungen: Soll die Abrechnung im selben Portal stattfinden oder bleibt ein bestehendes System im Einsatz?

Wählen Sie den Funktionsumfang nach diesen Aufgaben. Mehrere Standorte oder umfangreiche Auswertungen sind nicht für jeden Betrieb der erste Schritt. Auf der Seite Werkstattsoftware finden Sie den gesamten AutoLibs-Ablauf.

Im Portal hinterlegen Sie Leistungsdauer, geeignete Mitarbeiter und benötigte Ressourcen. Die Terminplanung berücksichtigt diese Angaben zusammen mit Öffnungszeiten, Pausen und Abwesenheiten. Eine zweite freie Person bedeutet deshalb nicht automatisch, dass zur gleichen Zeit auch die Hebebühne verfügbar ist.

Telefonische Termine tragen Sie selbst ein. Für diesen Ablauf benötigen Ihre Kunden keine App. Wer die Kunden-App nutzt, kann dort zusätzlich Termine anfragen. Die Anfrage wird von Ihrer Werkstatt bearbeitet.

Starten Sie mit den Zeiten Ihrer Werkstatt, den häufigsten Leistungen und den Mitarbeitern, die sie ausführen. Erfassen Sie die benötigten Arbeitsplätze und Geräte, etwa eine Hebebühne oder ein Diagnosegerät. Die Ersteinrichtung weist auf fehlende Voraussetzungen hin.

Die abschließende Einrichtungsprüfung kontrolliert, ob diese Angaben zusammenpassen. Dabei entsteht kein Termin. Danach können Sie im Kalender einen echten Auftrag planen und den Ablauf mit Ihrem Team durchgehen.

AutoLibs öffnen Sie im Browser mit Internetverbindung. Eine Installation des Portals auf Ihren Rechnern ist nicht nötig. Für Kunden und Fahrzeuge steht ein geprüfter CSV-Import zur Verfügung. Die Voraussetzungen und Grenzen finden Sie im folgenden Abschnitt.

Öffnen Sie im Kundenbereich „Import / Export“ und laden Sie dort zuerst die aktuelle CSV-Vorlage herunter. Unterstützt wird CSV in UTF-8, höchstens 1 MB und 500 Datenzeilen pro Datei. Eine Excel-Arbeitsmappe (.xlsx) wird nicht direkt importiert: Speichern Sie sie zuvor als CSV UTF-8.

1. Beginnen Sie mit wenigen geprüften Kunden. Vor- und Nachname sind erforderlich. Entfernen Sie die Beispielzeile der Vorlage.
2. Für mehrere Fahrzeuge desselben Kunden verwenden Sie dieselbe externe Kundenreferenz. Eine Zeile beschreibt ein Fahrzeug; Kunden ohne Fahrzeug sind ebenfalls möglich.
3. Fahrzeuge brauchen FIN und Kilometerstand. Hersteller, Modell und Fahrzeugtyp müssen zu den Katalogbezeichnungen passen. Lassen Sie Fahrzeugfelder vollständig leer, wenn Sie diese Zuordnung später vornehmen möchten.
4. Wählen Sie den richtigen Zielstandort, ordnen Sie Spalten zu und prüfen Sie die Vorschau. Korrigieren Sie Fehler vor der Übernahme.
5. Übernehmen Sie erst nach Prüfung und kontrollieren Sie anschließend die angelegten Kunden und Fahrzeuge.

Bestehende Daten werden nicht überschrieben. Der Import legt keine App-Konten an und verschickt keine E-Mails. Er ist keine automatische Komplettmigration von Aufträgen, Rechnungen, Terminen oder Reifenbeständen. Behalten Sie benötigte historische Unterlagen im bisherigen System verfügbar.

Die Reifenlager-Arbeitshilfe ist eine separate Arbeitsdatei und gehört nicht in den Kundenimport. Vergleichen Sie den weiteren Funktionsbedarf mit der Auswahlhilfe für Werkstattsoftware.

1. Kunde und Fahrzeug anlegen. Verwenden Sie einen Beispielkunden und prüfen Sie, ob die benötigten Angaben auffindbar sind.
2. Eine typische Leistung einrichten. Hinterlegen Sie Dauer, Mitarbeiter und tatsächlich benötigte Geräte.
3. Einen Termin planen. Prüfen Sie dabei eine belegte Ressource oder eine Pause, nicht nur einen leeren Kalender.
4. Den Bearbeitungsstand ändern. Spielen Sie durch, wer den Status während der Arbeit pflegt.
5. Den Abschluss prüfen. Wenn Sie Rechnungen im Portal benötigen, testen Sie Entwurf, Positionen und PDF mit Beispieldaten.

Bewerten Sie anschließend gemeinsam: Welche Eingaben waren klar, wo fehlten Angaben und wer pflegt sie künftig? Die Details zur Kundenverwaltung und zum Terminplaner helfen bei der Vorbereitung.

Starter umfasst bis zu drei Mitarbeiter und 100 Termine pro Monat. Rechnungen und DATEV sind bereits enthalten. Für Auswertungen oder höhere Mitarbeiter- und Terminzahlen ist Professional relevant.

Prüfen Sie deshalb Funktionsbedarf und Terminmenge getrennt. Während der 60-tägigen Testphase stehen auch die erweiterten Funktionen bereit. So können Sie den Rechnungsablauf testen, bevor Sie sich für einen Tarif entscheiden.

Die Seite Kosten und Tarifwahl erklärt, welche Punkte neben dem monatlichen Preis in den Vergleich gehören.