Kunden und Fahrzeuge
Kunden- und Fahrzeugverwaltung für Werkstätten
Verwalten Sie Kontaktdaten, Kundennummern, Fahrzeuge und bisherige Termine zentral im AutoLibs-Werkstattportal. Ihr Team findet den passenden Kunden und plant von seiner Akte aus weiter. Auch Kunden ohne App lassen sich manuell anlegen und betreuen.
Ohne Kreditkarte. Die Testphase endet automatisch.
Der erste Kontakt braucht keine App
Ein Kunde ruft an oder steht mit seinem Fahrzeug vor der Werkstatt. Sie können ihn direkt im Portal anlegen, Kontaktdaten erfassen und ein Fahrzeug zuordnen. Ein App-Konto ist dafür nicht erforderlich.
In der Kundenübersicht suchen Sie nach dem Kunden und öffnen seine Details. Dort stehen Kontaktdaten, zugeordnete Fahrzeuge und die Termin-Historie bereit. Werkstatteigene Kundennummern helfen, Kunden auch in der Rechnungsverwaltung wiederzufinden.
Frau Beispiel vereinbart telefonisch einen Ölwechsel. Sie legen Kunde und Fahrzeug an und tragen den Termin im Portal ein. Die Werkstatt kann damit arbeiten, auch wenn Frau Beispiel keine App verwendet.
Notizen dort ablegen, wo Sie später suchen
Ergänzen Sie am Kunden eine Notiz, etwa zu einer vereinbarten Rückmeldung. Halten Sie die Angaben sachlich und so konkret, dass ein Kollege damit weiterarbeiten kann. Eine Notiz ersetzt keine Terminvereinbarung und verändert keine Verfügbarkeit.
Bei einem erneuten Anruf öffnen Sie Kunde und Fahrzeug, prüfen bisherige Termine und planen von dort weiter. So müssen Sie den Zusammenhang nicht zuerst aus einzelnen Kalendereinträgen zusammensuchen.
- Am Kunden: Kontaktdaten und Hinweise für Ihr Team.
- Am Fahrzeug: Fahrzeugangaben und die Zuordnung zum Kunden.
- Am Termin: gebuchte Leistungen und der Bearbeitungsstand.
Die Historie zeigt vorhandene Einträge im jeweiligen berechtigten Zugriff. Sie ist kein vollständiger Nachweis aller Arbeiten, die andere Betriebe jemals am Fahrzeug vorgenommen haben.
Vom letzten Termin zum nächsten
Bei mehreren Fahrzeugen hilft der Ratgeber Termine dem richtigen Kundenfahrzeug zuordnen. Für übernommene Bestände erläutert die CSV-Prüfliste Referenzen und Dubletten.
Für vergangene, nicht stornierte Termine können Sie einen Folgetermin planen. Prüfen Sie dabei, welche Leistungen diesmal benötigt werden, wie lange sie dauern und welche Mitarbeiter oder Arbeitsplätze dafür infrage kommen.
Erfassen Sie außerdem den aktuellen Kilometerstand beim Werkstattbesuch. Ein alter Stand aus der Fahrzeugakte ersetzt keine neue Ablesung. Für eine Rechnung aus einem Termin benötigt AutoLibs den erfassten Kilometerstand.
Für die eigentliche Einplanung wechseln Sie in den Werkstatt-Terminplaner. Wenn die Arbeit abgeschlossen ist, führt der Rechnungsablauf mit Kunde und Fahrzeug weiter.
Die Kunden-App später verbinden
Die Anleitung Werkstattkunden mit ihrem App-Konto verknüpfen zeigt QR-Code, Vorschau, Namensprüfung und ausdrückliche Bestätigung.
Entscheidet sich ein bisher manuell angelegter Kunde für die App, lässt sich sein Konto über einen Verknüpfungscode verbinden. Die App ist eine Ergänzung zu Ihrem Portalablauf: Der Kunde kann Termine anfragen und seine freigegebenen Informationen aufrufen.
Neue Fahrzeugdaten können Sie am Kunden im Portal erfassen; Kunden nutzen dafür auch ihre App. Beide Wege unterstützen die Erfassung per Foto: Fahrzeugschein im Portal oder in der App scannen. Erkannte Angaben müssen vor der Übernahme geprüft werden.
Beim Wechsel von einer anderen Software sollte vorab geklärt werden, welche Kundendaten und Dateiformate vorliegen. Eine automatische Übernahme aus beliebigen Altsystemen wird nicht zugesagt. Testen Sie zunächst den Ablauf mit einem selbst angelegten Beispielkunden.
Gut zu wissen
Häufige Fragen.
Kann ich Kunden ohne App verwalten?
Ja. Sie legen Kunden und ihre Fahrzeuge direkt im Portal an und tragen telefonisch vereinbarte Termine ein. Ein App-Konto ist dafür nicht erforderlich.
Kann ich einen manuell angelegten Kunden später mit der App verbinden?
Ja. Dafür gibt es einen Verknüpfungscode. Die Verbindung mit dem App-Konto ist ein eigener Schritt; allein das Anlegen im Portal registriert den Kunden noch nicht in der App.
Ist die Fahrzeughistorie automatisch vollständig?
Nein. Sie können auf die im jeweiligen berechtigten Zugriff vorhandenen Daten zugreifen. Arbeiten, die nie erfasst wurden, oder beliebige Werkstattdaten anderer Betriebe sind damit nicht automatisch verfügbar.
Brauche ich Professional für die Kundenverwaltung?
Die Kunden- und Fahrzeugverwaltung gehört bereits zum Starter-Tarif. Rechnungen einschließlich E-Rechnung und DATEV-Export gehören ebenfalls zu Starter. Während der 60-tägigen Testphase können Sie auch die Rechnungsverwaltung ausprobieren.
Einen Kunden anlegen. Den Ablauf kennenlernen.
Testen Sie Kundenverwaltung und Terminplanung mit einem Beispiel aus Ihrer Werkstatt.