Kfz-Werkstattsoftware testen: fünf Aufgaben für Ihre Entscheidung.

Den Produktüberblick mit Funktionen und Tarifen finden Sie unter AutoLibs Werkstattsoftware. Direkt praktisch starten: Zum Software-Testleitfaden mit fünf Aufgaben und Checkliste.

Notieren Sie zuerst drei unverzichtbare Aufgaben, etwa die Planung einer Inspektion, die Annahme mit Zustandsprotokoll und den saisonalen Radwechsel. Lassen Sie sich diese Aufgaben mit zusammengehörigen Beispieldaten zeigen. Ein Häkchen bei „Kundenverwaltung“ sagt noch nicht, ob Ihr Team den Ablauf nachvollziehen kann.

Auf kleinen Bildschirmen lässt sich die Tabelle seitlich verschieben.

Bewerten Sie jeden Punkt als „passt“, „offen“ oder „fehlt“. Halten Sie bei offenen Punkten eine konkrete Rückfrage fest. Ein fehlendes Muss-Kriterium lässt sich nicht durch viele für Sie unwichtige Zusatzfunktionen ausgleichen.

Vergleichen Sie denselben Zeitraum, dieselbe Anzahl an Mitarbeitern und Standorten sowie dieselben benötigten Funktionen. Berücksichtigen Sie Einrichtung, Datenaufbereitung und gegebenenfalls Gebühren eines Zahlungsanbieters. Die Kosten- und Tarifübersicht hilft bei der Einordnung.

Prüfen Sie vor dem Umstieg, welche Daten Ihr bisheriges System exportiert und welche AutoLibs übernehmen kann. Ein vorhandener Import bedeutet keine automatische Komplettmigration aus jedem System. Klären Sie Kunden, Fahrzeuge, Historie, offene Vorgänge und Datenexport getrennt. Der Wechselleitfaden mit CSV-Prüfung erläutert den konkreten Einstieg; die Cloud-Auswahlhilfe ordnet Geräte und Internetzugang ein.

Für kleine Betriebe ist nicht automatisch der kleinste Tarif passend. Starter hat Grenzen von drei Mitarbeitern und 100 Terminen pro Monat. Rechnungen einschließlich E-Rechnung und DATEV-Export sind bereits enthalten. Nutzen Sie den Testablauf für kleine Werkstätten, bevor Sie sich festlegen.

Ein Stammkunde ruft wegen einer Inspektion an. Bevor Sie einen Termin zusagen, benötigen Sie das Fahrzeug, den vorgesehenen Arbeitsumfang und gegebenenfalls Informationen aus früheren Arbeiten.

In AutoLibs verwalten Sie Kunden und Fahrzeuge im Werkstattportal. Dort können Sie auch Kunden ohne App anlegen, interne Kundennotizen pflegen und vorhandene Termine beziehungsweise die verfügbare Fahrzeughistorie aufrufen. Eine Historie ersetzt keine Unterlagen, die bisher nur außerhalb des Systems vorliegen.

Die Kunden- und Fahrzeugverwaltung erklärt diesen Ablauf. Die separate Kunden-App ergänzt Terminanfragen, Statusanzeige und Rechnungszugriff. Sie ist nicht die Verwaltungsoberfläche für Ihr Team.

Definieren Sie für Ihre Leistungen realistische Bearbeitungszeiten und benötigte Ressourcen. Das kann eine Hebebühne sein, eine Werkstattbox oder ein Diagnosegerät. Ordnen Sie Leistungen den Mitarbeitern zu, die sie ausführen können.

• Arbeitszeit: Öffnungszeiten, Pausen und Abwesenheiten beeinflussen die verfügbaren Zeiten.
• Personal: Ein freier Mitarbeiter muss zu den gewählten Leistungen passen.
• Geräte: Benötigte Ressourcen müssen vorhanden und im Zeitraum verfügbar sein. Wartungszeiten können sie sperren.

Wie diese Angaben zusammenspielen, zeigt der Werkstatt-Terminplaner. Eine gepflegte Einrichtung ist die Voraussetzung für eine brauchbare Verfügbarkeitsberechnung.

Der Einführungsplan für Werkstattsoftware verbindet Einrichtung, Zuständigkeiten und einen vollständigen Testauftrag.

Kunden können in der App ein Fahrzeug, Leistungen und eine verfügbare Zeit auswählen und eine Anfrage senden. Die Werkstatt prüft die Anfrage und bestätigt sie oder schlägt eine Alternative vor. Ein Vorschlag wird erst durch die Annahme des Kunden verbindlich eingeplant.

Telefonisch vereinbarte Termine erfassen Sie selbst im Portal. Ihre Kunden benötigen dafür kein App-Konto. Der Ablauf der Online-Terminbuchung zeigt die Kundenseite und die Aufgaben Ihrer Werkstatt getrennt.

Benötigen Sie nur die Planung oder möchten Sie auch Rechnungen im Portal erstellen? Bei AutoLibs ist die Rechnungsverwaltung ab Starter enthalten. Sie können Entwürfe prüfen, Rechnungen finalisieren, als PDF versenden und den Zahlungsstatus verfolgen.

Eine reine PDF-Rechnung ist keine strukturierte E-Rechnung. Für Geschäftskunden stehen ab Starter auch XRechnung und ZUGFeRD / Factur-X im beschriebenen inländischen EUR-Profil bereit. Optionale Onlinezahlungen erfordern ein angebundenes Stripe-Konto und einen App-Kunden; zusätzliche Zahlungsgebühren fallen an. Einzelheiten stehen beim Rechnungsablauf.

Prüfen Sie mit zusammengehörigen, erfundenen Beispieldaten einen vollständigen Auftrag auf den Geräten Ihrer Werkstatt. Ein Kollege sollte danach ohne Ihre Erklärung weiterarbeiten können. Legen Sie zuerst eine Testleistung mit Dauer, geeigneten Mitarbeitern und einer benötigten Ressource an.

Stimmen Sie den DATEV-Exportprüfauftrag mit Ihrer Buchhaltung ab. Für die Kundenseite ergänzt die Anleitung zur Onlinezahlung der Werkstattrechnung die Testaufgabe.

Bewerten Sie jede Aufgabe als passt, offen oder fehlt. Schreiben Sie bei „offen“ die konkrete Rückfrage auf. Entscheidend sind Ihre Muss-Kriterien, keine möglichst hohe Zahl an Funktionshäkchen. Diese Anleitung ist ein Anbieterleitfaden von AutoLibs, kein unabhängiger Vergleichstest und kein Erfahrungsbericht einer Werkstatt.

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