Rechnungssoftware für Kfz-Werkstätten

Besteht ein Werkstattauftrag, übernehmen Sie dessen freigegebene Positionen in den Rechnungsentwurf. Abgelehnte oder noch nicht entschiedene Zusatzarbeiten sind keine beauftragten Positionen. Prüfen Sie zusätzlich, ob die berechneten Arbeiten tatsächlich ausgeführt wurden. Eine Freigabe allein belegt das nicht.

Ohne verknüpften Auftrag können Sie aus einem abgeschlossenen Termin einen Entwurf anlegen. Die hinterlegten Leistungen und Preise dienen dann als Ausgangspunkt für Ihre Kontrolle. Gibt es einen Auftrag am Termin, erfolgt die Übernahme über diesen Auftrag, damit die Kundenentscheidung berücksichtigt bleibt.

Der Kilometerstand muss am Termin beziehungsweise Auftrag erfasst sein. Hinterlegen Sie außerdem die passende Besteuerung und eine Steuernummer oder USt-IdNr. in den Werkstatteinstellungen. Prüfen Sie Kunde, Fahrzeug, Leistungsdatum und Positionen im konkreten Vorgang.

Netto 150,00 € + Umsatzsteuer 28,50 € = Brutto 178,50 €. Bei Kleinunternehmerumsätzen übernehmen Sie diesen Steuerausweis nicht. Maßgeblich ist die passende Besteuerung des tatsächlichen Vorgangs.

Kontrollieren Sie nicht nur die Endsumme: Schon eine doppelte Ersatzteilmenge würde hier 59,50 € brutto zusätzlich erzeugen. Die Prüfliste für Werkstattrechnungen führt durch Zuordnung, Freigaben, Angaben, Summen und Versand.

Bei der Abholung unterstützt die Fahrzeugrückgabe-Checkliste die Trennung von Arbeitsstand, Übergabe und Rechnungszahlung.

Rechnungs-Checkliste kostenlos öffnen und drucken. Nutzen Sie sie vor dem Versand und halten Sie ungeklärte Angaben fest. Die Arbeitshilfe ersetzt keine Kundenfreigabe und speichert keine Kundendaten.

Im Entwurf bearbeiten Sie Positionen und prüfen Beträge. Anschließend versenden Sie die Rechnung als PDF per E-Mail. In der Rechnungsliste unterscheiden Sie Entwürfe, versendete, bezahlte und stornierte Belege.

Über Suche und Filter finden Sie Rechnungen etwa anhand der Rechnungsnummer oder des Kunden wieder. Offene und bezahlte Beträge lassen sich in der Übersicht verfolgen. Eine bereits versendete Rechnung sollte nicht wie ein unfertiger Entwurf behandelt werden; für Korrekturen steht der vorgesehene Stornierungsablauf zur Verfügung.

Rechnungen erfordern keinen Wechsel auf Professional. Die Tarifentscheidung richtet sich nach Mitarbeiterzahl, Terminmenge, Auswertungen und Standorten.

Am Entwurf wählen Sie PDF oder eine strukturierte E-Rechnung in XRechnung oder ZUGFeRD / Factur-X. Eine reine PDF-Datei bleibt eine sonstige Rechnung. Lesen Sie auch die Format- und Pflichtenübersicht sowie die Einordnung der GoBD-Anforderungen.

Der Leitfaden zum DATEV-EXTF-Export erklärt Belegumfang, Zuordnungen und die Prüfung mit Ihrer Buchhaltung.

Für die Preisgrundlage Ihrer Arbeitspositionen erläutert der Ratgeber Stundenverrechnungssatz berechnen die Trennung von Kosten, abrechenbarer Zeit und Ergebnisziel.

Rechnungsdaten können aus dem Portal als CSV für die Weiterverarbeitung in der Buchhaltung exportiert werden. Für den DATEV-EXTF-Buchungsstapel richten Sie das Buchhaltungsprofil ein, klären Debitoren und Kontierung und prüfen die Vorschau vor der Erstellung. Der Export ist eine Dateiübergabe, keine laufende Synchronisation. Stimmen Sie Konten und Importvorgaben mit Ihrer Buchhaltung ab.

Klären Sie vor dem Wechsel, welche Ausgabeformate Ihre Kunden und Ihre Buchhaltung benötigen. Die hier beschriebenen Funktionen sind keine Zusage, dass jede betriebliche oder rechtliche Anforderung automatisch erfüllt wird.

Die Anleitung Werkstattrechnung online bezahlen zeigt Voraussetzungen und den Weg vom Portal zur Kunden-App. Für den regelmäßigen Abgleich nutzen Sie den Ratgeber offene Werkstattrechnungen im Blick behalten.

Wenn Ihre Werkstatt Stripe anbinden und Onlinezahlungen anbieten möchte, richten Sie die Verbindung in den Einstellungen ein. Erst nach erfolgreicher Freischaltung der Zahlungsvoraussetzungen kann der entsprechende Ablauf genutzt werden.

Die Onlinezahlung steht Kunden mit App-Konto zur Verfügung. Für einen ausschließlich manuell angelegten Kunden ohne verbundenes App-Konto ist sie nicht derselbe Ablauf. Kunden ohne App können weiterhin über die üblichen, von Ihnen vereinbarten Zahlungswege bezahlen.

Gebühren des Zahlungsanbieters sollten Sie getrennt vom Softwaretarif prüfen. Einen Überblick über den Kundenzugriff bietet die Seite zur AutoLibs-App; wie Kunde und Fahrzeug im Portal zusammenbleiben, erklärt die Kundenverwaltung.

Starter kostet 49 € netto pro Monat bei monatlicher Abrechnung oder 490 € netto pro Jahr bei Jahreszahlung, jeweils zuzüglich Umsatzsteuer. Der Tarif umfasst einen Standort, bis zu drei Mitarbeiter und 100 Termine pro Monat. Die 100-Termine-Grenze ist keine Angabe zu einer Rechnungsanzahl.

• Rechnungsentwürfe mit Positionen, Menge, Preis und Steuer prüfen und bearbeiten.
• PDF-Rechnungen ausgeben und versenden sowie offene, bezahlte und stornierte Belege unterscheiden.
• XRechnung 3.0.2 oder ZUGFeRD / Factur-X EN 16931 für das unterstützte inländische EUR-Profil mit Überweisung, Regelbesteuerung oder § 19 UStG verwenden.
• Rechnungsdaten als CSV und abgestimmte Buchungsstapel als DATEV-EXTF exportieren.

E-Rechnungsempfang, automatische Behördeneinreichung und eine vollständige Finanzbuchhaltung sind damit nicht zugesagt. Die Formatübersicht erläutert Voraussetzungen und Grenzen. Auswertungen sowie unbegrenzte Termine und Mitarbeiter beginnen mit Professional; mehrere Standorte mit Enterprise.

Prüfen Sie während der 60 Tage ohne Kreditkarte einen Entwurf, die benötigte Ausgabe und die Exportvorschau mit Ihrer Buchhaltung. Verwenden Sie keine fiktiven Rechnungen in Ihrem produktiven Nummernkreis. Die Testphase enthält auch höhere Tariffunktionen und endet automatisch ohne kostenpflichtiges Folgeabo. Der Tarifvergleich zeigt den Umfang nach der Testphase.

Dieses Beispiel verwendet die normale PDF-Ausgabe. Es ist vom vorherigen Entwurf mit 19 Prozent Umsatzsteuer getrennt. Es wurde keine echte Leistung erbracht, keine Zahlung ausgelöst und kein Beleg als bezahlt markiert. Auch ein abgeschlossener Auftrag macht aus „Versendet“ nicht „Bezahlt“.

Sehen Sie den gesamten Vorgang vom Termin über die Annahme bis zur Rechnung oder prüfen Sie die dokumentierte Teilfreigabe aus Kundensicht. Damit lässt sich vor der Rechnungsprüfung nachvollziehen, woher die beiden Positionen stammen.