Werkstattsoftware: Funktionen und Abläufe im Überblick

Die Ressourcenplanung und der Leitfaden zur Leistungsdauer vertiefen die Einrichtung. Ein freier Kalendereintrag reicht nicht: Mitarbeiter, Leistungsdauer und benötigte Arbeitsplätze müssen zusammenpassen. Im Werkstatt-Terminplaner berücksichtigen Sie Öffnungszeiten, Abwesenheiten, Ressourcen und bestehende Belegungen. Telefonisch vereinbarte Termine können Sie selbst erfassen.

Bei der Online-Terminbuchung fragt der Kunde eine passende Zeit an. Erst die Bestätigung der Werkstatt macht daraus einen bestätigten Termin. Verschiebungswünsche sind ein eigener Vorgang. Der Terminausfall-Rechner hilft, ungenutzte Zeit mit eigenen Zahlen einzuordnen.

Praktische Vertiefungen: bestehende Werkstattkunden mit der App verbinden und mehrere Kundenfahrzeuge richtig zuordnen.

Die Kunden- und Fahrzeugverwaltung funktioniert auch für Kunden ohne App. Ein späteres App-Konto lässt sich kontrolliert zuordnen. Kunden und Fahrzeuge sind außerdem über einen geprüften CSV-Import übernehmbar; Umfang und Grenzen stehen im Leitfaden zum Softwarewechsel.

Der Fahrzeugschein-Scanner unterstützt die Erfassung. Die digitale Fahrzeugannahme und Rückgabe hält dagegen den Zustand beim konkreten Besuch fest, mit Kilometerstand, Schlüsseln, Beobachtungen und Fotos. Frühere Daten ersetzen keine aktuelle Prüfung. Der Ratgeber zu Annahmefotos erklärt die Zuordnung von Aufnahmen.

In der Auftragsverwaltung führen Sie geplante Arbeiten, Befunde, Rückfragen und Angebote am Vorgang zusammen. Mit Auftragsvorlagen bereiten Sie wiederkehrende Positionen vor und prüfen deren Eignung vor der Übernahme.

Die digitale Kundenfreigabe verbindet den angebotenen Umfang mit einer ausdrücklichen Entscheidung. Eine Nachricht, ein geöffnetes Angebot oder eine Fahrzeugannahme sind jeweils etwas anderes als die Beauftragung zusätzlicher Arbeiten.

Die Reifenlager-Software ordnet Reifensätze Kunden und Fahrzeugen zu, führt Lagerplätze und dokumentiert Messungen sowie tatsächliche Satzwechsel. Unterschiedliche Dimensionen an Vorder- und Hinterachse lassen sich berücksichtigen.

Die Saisonvorbereitung verbindet Bestand und Kapazität. Eine Terminreservierung bewegt noch keine Räder im Lager. Der tatsächliche Wechsel wird gesondert dokumentiert. Die Arbeitshilfe zur Reifenlager-Organisation unterstützt die Vorbereitung von Plätzen und Bestandsaufnahme.

Die Rechnungsverwaltung erstellt Rechnungsentwürfe und PDFs und führt Zahlungsstände. Sie ist ab Starter enthalten. Auftragsabschluss, Fahrzeugrückgabe und bezahlte Rechnung bleiben getrennte Zustände.

Mit der Nachbetreuung wird eine erneute Kundenmeldung am abgeschlossenen Auftrag bearbeitet. Ein erforderlicher Prüftermin lässt sich aus diesem Zusammenhang planen. Das ursprüngliche Angebot und seine Entscheidung werden dabei nicht umgeschrieben.

Planen Sie die Zugriffsrechte im Team und prüfen Sie bei mehreren Werkstätten die standortbezogene Verwaltung.

Ihr Team arbeitet im Browserportal. Die Kunden-App für Android und iPhone ergänzt Anfragen, Angebotsentscheidungen und den Zugriff auf freigegebene Informationen. Sie ist keine zweite Verwaltungsoberfläche für Mitarbeiter. Der Cloud-Leitfaden erklärt Geräte, Verbindung und Aufgabenverteilung.

Die Produktseite AutoLibs Werkstattsoftware ordnet Funktionen, Kunden-App und Tarife gemeinsam ein. Vergleichen Sie die Tarife und Grenzen und bearbeiten Sie anschließend die fünf Aufgaben im Software-Testleitfaden. Die 60-tägige Testphase endet automatisch. Eine Funktion im erweiterten Testumfang ist nicht automatisch in jedem späteren Tarif enthalten.

Eine produktive Teilekatalog-Anbindung ist nicht enthalten. Für XRechnung und ZUGFeRD / Factur-X ab Starter gilt der dort beschriebene Umfang. Entscheiden Sie anhand der tatsächlich benötigten Abläufe und prüfen Sie Sonderfälle vor dem Wechsel.