Werkstattsoftware wechseln: Daten und Umstieg vorbereiten

Erstellen Sie eine Liste der benötigten Informationen: Kunden, Fahrzeuge, offene Termine, laufende Aufträge und bisherige Rechnungen. Klären Sie beim bisherigen Anbieter, welche Exporte verfügbar sind und wie Sie auf historische Unterlagen weiter zugreifen können.

Ein Kundenimport ist keine Übernahme der gesamten Buchhaltung oder Auftragshistorie. Löschen oder kündigen Sie den bisherigen Zugang nicht allein deshalb, weil die ersten Kundensätze im neuen System sichtbar sind. Benötigte Aufbewahrung und Lesbarkeit alter Unterlagen müssen vor dem Umstieg gesondert geklärt werden.

Den organisatorischen Start beschreibt der Einführungsplan für Ihr Werkstattteam. Nutzen Sie vor einem Wechsel zusätzlich die Prüfliste für Datenexporte.

Halten Sie fest, welche Daten übernommen, welche manuell neu erfasst und welche im bisherigen Archiv weitergeführt werden. Die Kostenbetrachtung sollte auch diese Einrichtungs- und Prüfzeit berücksichtigen.

Die Anleitung zur CSV-Datenbereinigung ergänzt diesen Ablauf mit einer synthetischen Vorher-/Nachher-Datei und konkreten Prüfschritten für Kundenreferenzen und Fahrzeuge.

Im Kundenbereich des Portals öffnen Sie „Import / Export“ und laden die aktuelle Vorlage. Unterstützt wird CSV in UTF-8 mit höchstens 1 MB und 500 Datenzeilen pro Datei. Eine XLSX-Datei wird nicht direkt importiert; speichern Sie geeignete Tabellen zuvor als CSV UTF-8.

• Vor- und Nachname sind für Kunden erforderlich. Entfernen Sie die Beispielzeile.
• Mehrere Fahrzeuge eines Kunden benötigen dieselbe externe Kundenreferenz. Eine Zeile beschreibt ein Fahrzeug.
• Ein Fahrzeug benötigt FIN und Kilometerstand; Hersteller, Modell und Typ müssen zu den Katalogbezeichnungen passen.
• Kunden ohne Fahrzeug sind möglich. Lassen Sie die Fahrzeugfelder vollständig leer, wenn Sie die Zuordnung später vornehmen möchten.

Ein fehlender Kilometerstand sollte nicht durch einen erfundenen Wert ersetzt werden. Beginnen Sie mit wenigen vollständig geprüften Datensätzen und klären Sie Unstimmigkeiten, bevor Sie größere Bestände übernehmen.

1. Den richtigen Zielstandort auswählen und die vorbereitete Datei öffnen.
2. Die Spaltenzuordnung anhand der tatsächlichen Dateiinhalte prüfen.
3. Fehler und mögliche Konflikte in der Vorschau bearbeiten.
4. Erst nach Prüfung die Übernahme ausdrücklich bestätigen.
5. Kunden und Fahrzeuge im Portal öffnen und mit den Quelldaten vergleichen.

Kontrollieren Sie insbesondere Kunden mit mehreren Fahrzeugen und ähnliche Namen. Eine gleiche Schreibweise allein beweist keine identische Person. Der Import legt keine App-Konten an und überträgt keine fremden Kundenpasswörter.

Die spätere Verbindung mit einem App-Konto ist ein eigener Schritt der Kundenverwaltung. Der Fahrzeugschein-Scan unterstützt die ergänzende Fahrzeugerfassung, ersetzt jedoch ebenfalls keine Datenprüfung.

Richten Sie Öffnungszeiten, Leistungen, Mitarbeiterzuordnungen und Ressourcen ein. Prüfen Sie mit einem Beispielkunden einen Termin, die Annahme und ein zusätzliches Angebot. Lassen Sie einen Kollegen denselben Vorgang weiterbearbeiten, damit Übergaben im Team tatsächlich erprobt werden.

Der Software-Testleitfaden führt durch fünf konkrete Aufgaben. Nutzen Sie außerdem die Funktionsübersicht als Abgleich mit Ihren bisherigen Abläufen. Planen Sie einen klaren Stichtag und benennen Sie, in welchem System neue Vorgänge ab dann bearbeitet werden.

Die 60-tägige kostenlose Testphase bietet Zeit für diesen Abgleich. Bei besonderen Exportformaten oder benötigten historischen Daten klären Sie den konkreten Umfang vor dem Wechsel. Eine allgemeine Migrationsgarantie oder eine nicht bestätigte Lieferantenschnittstelle sollte keine Grundlage Ihrer Entscheidung sein.