Kfz-Werkstatt digitalisieren: der praktische Einstieg

Wählen Sie eine konkrete Aufgabe: etwa einen telefonisch vereinbarten Inspektionstermin einschließlich Fahrzeug, Mitarbeiter und Hebebühne einplanen. Schreiben Sie auf, welche Informationen heute fehlen und an welchen Stellen doppelt erfasst wird.

Legen Sie eine verantwortliche Person fest und beziehen Sie die Mitarbeiter ein, die den Ablauf täglich nutzen. Als Erfolgskriterium eignet sich eine überprüfbare Frage: Kann ein Kollege den Termin übernehmen, ohne fehlende Angaben beim Ersteller nachfragen zu müssen?

Für die erste Einrichtung benötigen Sie die tatsächlichen Wochenzeiten und gegebenenfalls Pausen, Ihre Leistungen mit Dauer, die vorhandenen Arbeitsplätze und Geräte sowie die Mitarbeiter mit ihren Leistungen.

• Zeiten: Welche Tage sind geöffnet, wann beginnt und endet die Arbeit?
• Leistungen: Wie lange dauert die eingeplante Arbeit, welche Geräte braucht sie?
• Bestand: Wie viele Hebebühnen, Werkstattboxen oder Diagnosegeräte sind tatsächlich verfügbar?
• Team: Wer kann welche Leistungen ausführen und welche Abwesenheiten sind schon bekannt?

Die Ersteinrichtung von AutoLibs prüft, ob diese Angaben grundsätzlich zusammenpassen. Dabei wird kein Termin gebucht. Anschließend prüfen Sie die Verfügbarkeit für einen konkreten Tag im Kalender. Das Zusammenspiel zeigt der Werkstatt-Terminplaner.

Erfassen Sie zunächst die Kunden und Fahrzeuge, die Sie für den gewählten Ablauf benötigen. Achten Sie auf eindeutige Zuordnungen und brauchbare Kontaktdaten. Interne Notizen sollten dem nächsten Bearbeiter helfen, beispielsweise bei einer vereinbarten Fahrzeugabgabe.

Manuelle Kunden benötigen in AutoLibs kein App-Konto. Sie können später mit der Kunden-App verknüpft werden. Der Fahrzeugschein-Scan steht in der Kunden-App und bei der Fahrzeugerfassung im Portal zur Verfügung. Er ersetzt nicht die Prüfung erkannter Angaben.

Für vorhandene Daten aus einem Altsystem klären Sie vorab Formate und Übernahmemöglichkeiten. Eine automatische Komplettmigration ist nicht pauschal zugesagt. Der Einstieg über Kunden und Fahrzeuge kann zunächst auch mit einzelnen Datensätzen erfolgen.

Bestimmen Sie, wer neue Anfragen prüft, wann ein Termin bestätigt wird und wie Änderungswünsche bearbeitet werden. In AutoLibs senden Kunden eine Anfrage über die App. Die Werkstatt bestätigt sie oder schlägt eine Alternative vor, auf die der Kunde reagieren kann.

Telefonische Anfragen können Sie direkt im Portal erfassen. Aktivierte Push-Erinnerungen ergänzen bestätigte App-Termine; der Empfang hängt auch vom Gerät und dessen Berechtigungen ab. Vereinbaren Sie für Kunden ohne App einen geeigneten Kontaktweg. Einzelheiten finden Sie unter Online-Terminbuchung und im Ratgeber zu versäumten Terminen.

Wenn Sie auch Rechnungen umstellen möchten, testen Sie den vollständigen Ablauf: Entwurf, Positionen, Prüfung, Finalisierung, Versand und Zahlungsstatus. Die Rechnungsverwaltung ist in AutoLibs ab Starter enthalten.

AutoLibs erstellt PDF-Rechnungen und bietet einen CSV-Export für DATEV. Eine PDF-Datei ist keine strukturierte E-Rechnung. Klären Sie mit Ihrer Buchhaltung, welche Formate und Daten sie tatsächlich benötigt. Optionale Onlinezahlungen setzen ein angebundenes Stripe-Konto und einen App-Kunden voraus; zusätzliche Zahlungsgebühren fallen an.

Der Rechnungsablauf und die Tarifübersicht helfen bei der Einordnung. Die Teamgröße allein entscheidet nicht über den passenden Tarif.

• Einen passenden Mitarbeiter und die benötigten Ressourcen für eine Leistung hinterlegen.
• Einen Kunden und ein Fahrzeug erfassen, dann eine hilfreiche interne Notiz ergänzen.
• Einen ausdrücklich als Test abgestimmten Termin planen und die Kalenderansicht gemeinsam prüfen.
• Den Ablauf mit einer Mitarbeiterabwesenheit oder einer gesperrten Ressource vergleichen.
• Die Bearbeitungsstatus und die Informationen für den nächsten Kollegen durchgehen.
• Bei Rechnungsbedarf einen Entwurf prüfen. Eine echte Finalisierung oder einen Versand nicht unbeabsichtigt auslösen.
• Zum Schluss offene Fragen notieren und angelegte Testtermine im Kalender bereinigen.

Verwenden Sie für reine Tests Beispieldaten. Legen Sie keine App-Konten mit fremden Kontaktdaten an und versenden Sie keine Testnachrichten an echte Kunden. So bleibt der Test vom tatsächlichen Tagesgeschäft unterscheidbar.

Besprechen Sie mit dem Team, was funktioniert hat und wo Angaben oder Zuständigkeiten fehlen. Ergänzen Sie die Einrichtung, bevor Sie mehr Aufträge auf denselben Ablauf umstellen.

Für den anschließenden Start im Team nutzen Sie den Einführungsplan mit Zuständigkeiten und Startkriterien. Er übersetzt den erfolgreichen Einzeltest in einen geplanten Betrieb.

Für einen kleinen Betrieb bietet die Auswahlhilfe für kleine Werkstätten weitere Prüffragen. Den gesamten Funktionsumfang zeigt die Produktübersicht. AutoLibs können Sie 60 Tage ohne Kreditkarte testen; die Testphase endet automatisch.