Kundendaten-Import vorbereiten: CSV und Zuordnungen prüfen

Arbeiten Sie mit einer Kopie des Exports und behalten Sie das Original zum Nachschlagen. Eine externe Kundenreferenz verbindet die Zeilen desselben Kunden. Ersetzen Sie sie nicht durch den Namen: Zwei Personen können gleich heißen, und ein Kunde kann mehrere Fahrzeuge besitzen.

In AutoLibs sind externe Kundenreferenz, Vorname und Nachname Pflichtspalten. Ordnen Sie außerdem E-Mail oder Telefon zu; jede Datenzeile braucht mindestens einen dieser Kontakte. Speichern Sie die Datei als CSV in UTF-8. Pro Datei sind höchstens 1 MiB und 500 Datenzeilen vorgesehen. Eine Kopfzeile und ein einheitliches Trennzeichen erleichtern die Vorschau.

Behandeln Sie Postleitzahlen, Referenzen und Telefonnummern in der Tabellenkalkulation als Text, damit führende Nullen erhalten bleiben. Für den betrieblichen Übergang mit Testauftrag nutzen Sie ergänzend den Leitfaden zum Werkstattsoftware-Wechsel.

Die beiden Dateien enthalten ausschließlich erfundene Kontakte mit nicht zustellbaren Beispieladressen. Sie zeigen Kunden ohne Fahrzeuge, damit keine Fahrzeugzuordnung als geprüft erscheint. Nicht ungeprüft in den echten Kundenbestand übernehmen.

CSV mit absichtlichem Fehler herunterladen · Bereinigte Beispiel-CSV herunterladen

In einem echten Export müssen Sie den Widerspruch anhand Ihrer Unterlagen klären. Nicht einfach den ersten Namen behalten. Gehören mehrere Zeilen zu verschiedenen Fahrzeugen desselben Kunden, bleiben die Zeilen bestehen, die Kundenangaben müssen aber konsistent sein. Eine mehrfach enthaltene FIN ist gesondert zu prüfen.

Eine Fahrzeugzeile braucht eine gültige 17-stellige FIN und einen ganzzahligen Kilometerstand. Dazu muss die Fahrzeugzuordnung passen: entweder eine gültige AutoLibs-Fahrzeugtyp-ID oder eindeutige Hersteller-, Modell- und Fahrzeugtypbezeichnungen. Eine beliebige interne Typnummer aus Ihrem Altsystem ist keine AutoLibs-Typ-ID.

Für mehrere Fahrzeuge desselben Kunden verwenden Sie dieselbe externe Kundenreferenz mit identischen Kundenangaben und je Fahrzeug eine eigene Zeile. Ist die Fahrzeugzuordnung unklar, lassen Sie sämtliche Fahrzeugfelder dieser Kundenzeile leer und erfassen Sie das Fahrzeug später. Kein erfundener Kilometerstand als Platzhalter.

Ein Kilometerstand aus dem Export ist nicht automatisch eine aktuelle Ablesung. Halten Sie den Herkunftsstand in Ihren Übernahmeunterlagen fest und lesen Sie beim nächsten Besuch neu ab. Die Prüfliste für Fahrzeugdaten hilft bei FIN, Scanergebnis und Fahrzeugzuordnung.

1. Den richtigen Zielstandort öffnen und die Spalten ausdrücklich kontrollieren.
2. Neue und bereits vorhandene Kunden beziehungsweise Fahrzeuge in der Vorschau unterscheiden.
3. Fehler zu widersprüchlichen Referenzen, vergebenen Kontakten oder mehrfacher FIN prüfen und die Datei korrigieren.
4. Die korrigierte Datei erneut prüfen. Bestehende abweichende Kundendaten werden nicht einfach überschrieben, fremde Konten nicht übernommen.
5. Erst nach vollständiger Prüfung die Übernahme bestätigen und anschließend Kundenanzahl und Fahrzeugzuordnungen stichprobenartig mit dem Export vergleichen.

Hat sich Datei oder Bestand seit der Vorschau geändert, ist eine neue Prüfung erforderlich. Alte Rechnungen, Fotos und Auftragsverläufe werden durch diesen Kundendaten-CSV-Import nicht automatisch mit migriert. Ein App-Konto wird dadurch ebenfalls nicht still verknüpft.

Die Kundenverwaltung ist der Einstieg für den übernommenen Bestand. Eine spätere Verbindung mit dem App-Konto verlangt die ausdrückliche Kundenbestätigung. Den Gesamtumfang zeigt die AutoLibs Werkstattsoftware.