Einführung und Betrieb
Werkstattdaten exportieren und prüfen
Kunden-CSV, Kalender, Rechnungsarchiv und DATEV-Export prüfen: Datenumfang, Filter, Zuordnungen und Grenzen vor Weitergabe oder Softwarewechsel klären.
Zuerst den Zweck des Exports festlegen
Prüfen Sie für jeden Export, welche Daten er enthält, auf welchen Standort und Zeitraum er sich bezieht und wofür die Datei gebraucht wird. Eine heruntergeladene Datei ist nicht automatisch vollständig oder für ein anderes System direkt importierbar.
Ein Kundenverzeichnis, ein Kalender, Rechnungsbelege und ein Buchungsstapel erfüllen unterschiedliche Aufgaben. Die AutoLibs Werkstattsoftware bietet dafür verschiedene Ausgaben. Dieser Ratgeber hilft beim Prüfen; er beschreibt keinen vollständigen Ein-Klick-Export aller Werkstattdaten.
Die verfügbaren Ausgaben richtig einordnen
| Ausgabe | Einstieg und Umfang | Wichtige Grenze |
|---|---|---|
| Kunden als CSV | Kunden, „Import / Export“: alle aktuell gefilterten Kunden, auch über mehrere Listenseiten. | Ein Kundenverzeichnis ist keine vollständige Akte mit allen Aufträgen, Fotos und Belegen. |
| Termine als CSV oder ICS | Beide Exporte verwenden denselben geladenen Kalenderbestand im aktuell angezeigten Zeitraum. Der Kalender lädt bestätigte, nicht stornierte Termine. | Zeitraum, Anzahl und Status kontrollieren. Abgelehnte und stornierte Termine gehören nicht zu diesem Kalenderbestand. ICS ist eine Momentaufnahme, keine automatische Synchronisation und kein vollständiges Termin- oder Auftragsarchiv. |
| Rechnungs- und Storno-PDF | Belegzugriff in der Rechnungsverwaltung. | Ein PDF zeigt den Beleg, ersetzt aber keinen strukturierten Buchungsstapel. |
| Rechnungsarchiv als ZIP | DATEV-Arbeitsbereich, Exportjournal: Rechnungsbestand des gewählten Standorts einschließlich verfügbarer Belege und Prüfdateien. | Rechnungsbezogenes Archiv, kein Backup aller Fahrzeug-, Termin- oder Fotodaten. |
| DATEV-EXTF | Buchhaltungsprofil, Debitorenzuordnung und geprüfte Vorschau für den gewählten Zeitraum. | Buchungsdaten für abgestimmte Importvorgaben, keine laufende Synchronisation und kein Belegarchiv. |
Die DATEV-Anleitung erklärt den Buchungsstapel und den getrennten älteren Positions-CSV-Weg. Ein tatsächlicher DATEV-Importtest steht noch aus. Die Dateiendung CSV allein belegt keine Importkompatibilität.
Filter, Zeitraum und Zuordnung kontrollieren
- Gewählten Standort, Exportart und benötigten Zeitraum notieren.
- Aktive Such- und Listenfilter prüfen. Bei Kunden bestimmt der Filter den Exportumfang, nicht nur die sichtbare Listenseite.
- Angezeigte Treffer oder Belege mit der erwarteten Auswahl vergleichen.
- Die heruntergeladene Datei öffnen und Spalten, Sonderzeichen, Nummern und Datumswerte prüfen.
- Ersten, letzten und einen bekannten Datensatz aus der Mitte mit der erwarteten Auswahl abgleichen.
- Benötigte Zusammenhänge kontrollieren, beispielsweise Rechnungsnummer und zugehörigen Beleg.
Die Kundenliste enthält 30 Kontakte. Eine Suche zeigt davon acht. Der CSV-Export dieser gefilterten Liste enthält diese acht Treffer, nicht automatisch alle 30 Kontakte. Entfernen Sie den Filter bewusst, wenn Sie den gesamten erreichbaren Kundenbestand benötigen.
Bei Tabellenprogrammen kann die automatische Interpretation führende Nullen oder Datumswerte verändern. Bewahren Sie die Originaldatei auf und kontrollieren Sie die Importvorschau des Zielprogramms. Wenn das Ziel ein anderes Format verlangt, klären Sie die Umwandlung getrennt.
Rechnungsarchiv und Buchungsdatei getrennt prüfen
Der Rechnungsarchiv-Download und der EXTF-Export haben unterschiedliche Umfänge. Der Archivdownload bezieht sich auf den verfügbaren Rechnungsbestand des gewählten Standorts, nicht nur auf die gerade sichtbare Journalseite. ZIP und enthaltene Beschreibungen helfen, Belege und zugehörige Prüfdaten einzuordnen.
Beim EXTF-Export prüfen Sie Profil, Wirtschaftsjahr, Debitoren und die Exportvorschau. Bereits exportierte Belege und ungeklärte Fälle sind gesondert zu behandeln. Ein erfolgreicher Download bestätigt keinen erfolgreichen Import in der Buchhaltung. Dieselbe Datei erneut herunterzuladen schützt nicht vor einer doppelten manuellen Einspielung im Zielsystem.
Kontrollieren Sie den fachlichen Beleg vorher anhand der Rechnungs-Prüfliste. Die Prüfung eines Exports ersetzt keine nachträgliche Änderung eines bereits ausgegebenen Originalbelegs.
Datenexport ist keine vollständige Wiederherstellung
Ein betrieblicher Export stellt ausgewählte Daten bereit. Eine vollständige Systemsicherung muss darüber hinaus die erforderliche Datenbank, separat gespeicherte Dateien und die Wiederherstellung berücksichtigen. Aus einer Kunden-CSV oder einem Rechnungsarchiv lässt sich deshalb nicht die gesamte Werkstattumgebung rekonstruieren.
Klären Sie bei einem Softwarewechsel frühzeitig, welche historischen Daten im bisherigen System erreichbar bleiben müssen und welche das Zielsystem übernehmen kann. Ein vollständiger automatischer Rückimport aller Exporte wird nicht zugesagt. Bei einem besonderen Datenbedarf fragen Sie den konkreten Umfang an.
Legen Sie die geprüften Dateien an einem für die vorgesehenen Personen zugänglichen, geschützten Ort ab und halten Sie Datum, Standort, Auswahl und Empfänger fest. Die organisatorische Prüfung gehört bereits in den Einführungsplan und später in Ihre regelmäßige Arbeitsroutine.
Häufige Fragen
Exportiert die Kundenliste nur die sichtbare Seite?
Nein. Der Kunden-CSV-Export berücksichtigt alle aktuell gefilterten Kunden über sämtliche Listenseiten. Aktive Filter begrenzen aber weiterhin den Umfang.
Ist ein Rechnungsarchiv ein vollständiges Werkstattbackup?
Nein. Es ist ein rechnungsbezogener Datenabzug des gewählten Standorts. Die vollständige Datenbank und alle separat gespeicherten Werkstattdateien sind damit nicht gesichert.
Ist der DATEV-Export gleichzeitig ein PDF-Belegarchiv?
Nein. Der EXTF-Buchungsstapel enthält Buchungsdaten. Rechnungsbelege und das Rechnungsarchiv sind getrennte Ausgaben.
Kann ich jeden Export automatisch in eine andere Software importieren?
Nein. Das Zielsystem muss Format, Felder und Zuordnungen unterstützen. Prüfen Sie die Importvorgaben und einen geeigneten Test, bevor Sie den gesamten Bestand übergeben.
Prüfen Sie die Abläufe für Ihren Betrieb.
AutoLibs 60 Tage kostenlos testen, ohne Kreditkarte. Den benötigten Tarif vor dem Echtbetrieb prüfen.