Mehrere Fahrzeuge pro Kunde: Termine richtig zuordnen

Führen Sie die Kontaktangaben des Kunden in einer Kundenakte und erfassen Sie seine Fahrzeuge getrennt darunter. Vor dem Anlegen prüfen Sie, ob das Fahrzeug bereits vorhanden ist. Ähnliche Modellnamen sind kein Grund, einen vorhandenen Datensatz zu überschreiben oder den Kunden nochmals anzulegen.

In der Kunden- und Fahrzeugverwaltung wählen Sie den konkreten Fahrzeugeintrag. Bei einer Datenübernahme erklärt die CSV-Vorbereitung, wie mehrere Fahrzeuge mit derselben Kundenreferenz erhalten bleiben.

1. Den richtigen Kunden suchen und die gespeicherten Fahrzeuge ansehen.
2. Nachfragen, welches Fahrzeug kommen soll. Kennzeichen und Modell gemeinsam abgleichen.
3. Das vorhandene Fahrzeug ausdrücklich auswählen, bevor Leistungen und Termin geplant werden.
4. Vor dem Speichern den Fahrzeugbezug zusammen mit Leistungen und Zeit nochmals prüfen.

Ist kein passendes Fahrzeug vorhanden, klären Sie die Daten vor der Neuanlage. Fehlen Angaben oder konnte die Fahrzeugliste nicht geladen werden, ist eine vermutete Auswahl kein Ersatz. Der Werkstatt-Terminplaner dient der anschließenden Zeit- und Kapazitätsplanung.

Auch eine Anfrage aus der Kunden-App muss sich auf das gewünschte Fahrzeug beziehen. Die App-Übersicht erläutert die Kundensicht; eine Verknüpfung des Kontos ersetzt nicht die Fahrzeugwahl.

Öffnen Sie bei einer Rückfrage den betreffenden Termin oder Auftrag. Vergleichen Sie Fahrzeug, Datum und Arbeitsumfang. „Die letzte Rechnung von Frau Weber“ kann sich auf den Kombi beziehen, obwohl heute der Kleinwagen vor Ihnen steht.

Die im berechtigten Zugriff vorhandenen Termine und Rechnungen sind keine lückenlose Historie aller Arbeiten anderer Betriebe. Unterscheiden Sie außerdem einen gespeicherten früheren Kilometerstand vom heute abgelesenen Wert. Der Ratgeber zur Fahrzeugdatenprüfung beschreibt diese Grenze.

Für Zusatzarbeiten nutzen Sie den konkreten Werkstattauftrag. Kundenentscheidung, Befund und Rechnung gehören zu diesem Vorgang, nicht pauschal zu allen Fahrzeugen des Kunden.

Legen Sie für einen eigenen Testkunden zwei eindeutig unterscheidbare Beispielfahrzeuge an. Planen Sie einen Termin für Fahrzeug A und öffnen Sie danach die Kundenakte erneut. Prüfen Sie, dass Sie Fahrzeug B weiterhin getrennt auswählen können und der Termin bei A bleibt. Verwenden Sie hierfür eine geeignete Testumgebung und keine erfundenen Vorgänge im echten Kundenbestand.

Prüfen Sie bei der Annahme das tatsächlich vorgefahrene Fahrzeug nochmals gegen den Vorgang. Zum vollständigen Durchlauf gehören Fahrzeugannahme und eine korrekt zugeordnete Rückgabe. Den Einstieg mit weiteren Prüfaufgaben bietet der Software-Testleitfaden.

Dieser Ablauf beschreibt mehrere Kundenfahrzeuge, keine Flottensteuerung oder automatische Halterverwaltung. Funktionen und Tarife stehen auf der zentralen Seite zur Werkstattsoftware.