Praxisratgeber
Werkstattauftrag im Team übergeben: aktuellen Stand sichern
Bei einem Mitarbeiterwechsel muss der nächste Kollege erkennen, welches Fahrzeug betroffen ist, was vereinbart wurde und welche Entscheidung noch fehlt. Übergeben Sie den aktuellen Auftrag mit konkretem nächsten Schritt statt einer pauschalen Notiz wie „Kunde weiß Bescheid“. Die Checkliste verbindet interne Abstimmung mit den vorhandenen AutoLibs-Auftragsinformationen.
Am Auftrag beginnen, nicht an einer losen Nachricht
Öffnen Sie den konkreten Auftrag und kontrollieren Sie Kunde, Fahrzeug und gegebenenfalls den verknüpften Termin. Ein Kunde kann mehrere Fahrzeuge oder mehrere Besuche haben. Eine Nachricht mit Nachnamen allein reicht zur Zuordnung nicht.
Vergleichen Sie den ursprünglichen Umfang mit späteren Befunden und Angeboten. Übernehmen Sie keine alte Bildschirmaufnahme als verbindlichen Stand, wenn der Auftrag inzwischen geändert wurde. Die Auftragsverwaltung in AutoLibs führt diese Informationen im Vorgang zusammen.
Diese Informationen braucht der übernehmende Kollege
- Bezug: Welcher Auftrag und welches Fahrzeug werden übergeben?
- Arbeitsstand: Was ist vereinbart, was erledigt und was noch zu prüfen?
- Befunde: Welche Beobachtungen und zugehörigen Fotos muss der Kollege kennen?
- Angebot und Entscheidung: Welche Fassung ist aktuell und welche Positionen sind offen, angenommen oder abgelehnt?
- Nächster Schritt: Welche Rückfrage übernimmt wer, und wann soll der Stand erneut geprüft werden?
Die Zuständigkeit und den nächsten Rückruf vereinbaren Sie im Team. Diese Handreichung verspricht keine automatische Aufgabenverteilung, Schichtübergabe oder Chatfunktion. Prüfen Sie auch die zur Abholung nötigen Angaben anhand der Rückgabe-Checkliste.
Interne Notiz und Kundeninformation getrennt formulieren
AutoLibs unterscheidet am Befund die Beschreibung, deren Kundensichtbarkeit und eine interne Notiz. Prüfen Sie vor dem Bereitstellen, welche Informationen der Kunde tatsächlich sehen soll. Interne Absprachen ersetzen keinen verständlichen Befund und kein prüfbares Angebot.
Unklar: „Kunde weiß Bescheid, später weitermachen.“ Konkreter: „Befund an der linken vorderen Tür dokumentiert. Zusatzangebot bereitgestellt, Kundenentscheidung noch offen. Kollegin Lea übernimmt die Rückfrage am Nachmittag. Vor weiterer Bearbeitung aktuellen Angebotsstand und Entscheidung prüfen.“ Name und Ablauf sind frei erfundene Beispiele.
Zum Kunden passt dagegen eine konkrete Erklärung von Befund, vorgeschlagenem Umfang und Kosten. Der Ratgeber Zusatzarbeiten verständlich erklären zeigt Formulierungen. Eine interne Notiz „freigegeben“ darf die tatsächliche Angebotsentscheidung nicht ersetzen.
Die Übergabe mit einer Rückfrage abschließen
Lassen Sie den übernehmenden Kollegen den Vorgang selbst öffnen und den nächsten Schritt benennen. So werden fehlende Zuordnungen oder widersprüchliche Angaben sichtbar. Bei einer inzwischen eingegangenen Entscheidung gilt der aktuelle Vorgang, nicht der beim Übergabegespräch erinnerte Stand.
Eine Auftragsvorlage hilft bei wiederkehrenden Positionen, ersetzt aber keine Übergabe zum aktuellen Fahrzeug. Spätere Meldungen nach Abschluss werden in der Nachbetreuung weitergeführt. Früher dokumentierte Entscheidungen bleiben ihrem ursprünglichen Stand zugeordnet.
Testen Sie diesen Ablauf mit zwei Kollegen und einem synthetischen Beispielauftrag anhand des Software-Testleitfadens. Die zentrale Seite zur AutoLibs Werkstattsoftware zeigt, wie Auftrag, Kunden-App und Abrechnung zusammenhängen.
Häufige Fragen
Welche Angaben sind bei der Auftragsübergabe besonders wichtig?
Der konkrete Fahrzeug- und Auftragsbezug, der tatsächliche Arbeitsstand, relevante Befunde, die aktuelle Angebotsfassung und Kundenentscheidung sowie ein ausdrücklich vereinbarter nächster Schritt.
Sieht der Kunde interne Befundnotizen?
Die interne Notiz ist vom kundenbezogenen Befund getrennt. Prüfen Sie zusätzlich die Kundensichtbarkeit der Befundbeschreibung; eine interne Absprache ersetzt keine Kundeninformation.
Weist diese Checkliste automatisch Aufgaben an Mitarbeiter zu?
Nein. Sie ist eine betriebliche Arbeitshilfe. Zuständigkeiten und nächste Schritte müssen im Team vereinbart werden; eine automatische Aufgabenverteilung wird damit nicht angeboten.
Prüfen Sie den Ablauf mit einem eigenen Beispielauftrag.
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