Werkstattrechnung vor Versand prüfen: Checkliste für Ihr Team

Die Reihenfolge: Vorgang zuordnen, Arbeiten und Freigaben vergleichen, Angaben und Beträge prüfen, dann Ausgabe und Versand kontrollieren. Ein abgeschlossener Auftrag ist noch kein Nachweis einer korrekten oder bezahlten Rechnung.

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Die Arbeitshilfe lässt sich über die Druckfunktion des Browsers auf Papier ausgeben oder als PDF speichern. Ohne Anmeldung. Tragen Sie offene Punkte und die zuständige Person ein; haken Sie nur tatsächlich geprüfte Angaben ab.

Öffnen Sie den zugehörigen Auftrag und vergleichen Sie Rechnungsempfänger, Fahrzeug und Besuch. Bei zwei Fahrzeugen desselben Kunden reicht der Name allein nicht. Ein Halter ist auch nicht automatisch der vereinbarte Rechnungsempfänger. Klären Sie abweichende Firmen- oder Rechnungsanschriften vor dem Versand.

• Passt der Vorgang zum tatsächlich bearbeiteten Fahrzeug?
• Ist der am Termin beziehungsweise Auftrag gespeicherte Kilometerstand für diesen Besuch abgelesen worden?
• Welche Arbeiten wurden ausgeführt, welche nur angeboten oder abgelehnt?
• Sind Zusatzarbeiten und ihre vereinbarten Preise durch die passende Kundenentscheidung gedeckt?

Die Kundenfreigabe dokumentiert die Entscheidung zum Angebot. Eine neue Rechnungsposition ersetzt diese Entscheidung nicht. Fahrzeugbezug und Kilometerstand sind hier betriebliche Prüfpunkte, keine pauschale Liste gesetzlicher Rechnungspflichten.

Für eine gewöhnliche inländische Rechnung mit Umsatzsteuerausweis prüfen Sie insbesondere die vollständigen Namen und Anschriften beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers, Ausstellungsdatum und eindeutige Rechnungsnummer. Leistungsbeschreibung, Mengen, Leistungszeitpunkt, Nettoentgelt, vereinbarte Nachlässe sowie Steuersatz und Steuerbetrag müssen zum Vorgang passen. Grundlage ist § 14 UStG.

Das Leistungsdatum beschreibt die Leistung, nicht automatisch den Tag, an dem Sie die E-Mail versenden. Prüfen Sie in AutoLibs auch die dazu passende Besteuerung. Bei steuerfreien Kleinunternehmerumsätzen gelten eigene Rechnungsangaben nach § 34a UStDV; übernehmen Sie dafür nicht das folgende Beispiel mit 19 Prozent Umsatzsteuer.

Die Arbeitshilfe behandelt gewöhnliche Werkstattvorgänge. Anzahlungen, grenzüberschreitende Leistungen und andere steuerliche Sonderfälle gehören vor dem Versand in die Abstimmung mit Ihrer Steuerberatung.

Im Entwurf steht versehentlich die Menge zwei beim Ersatzteil. Dann wären es 200,00 € netto und 238,00 € brutto. Der Unterschied von 59,50 € ist Anlass, Menge und Übernahme zu prüfen, nicht den Gesamtbetrag mit einer unbegründeten Gegenposition zu korrigieren.

Kontrollieren Sie Einheit, Menge, Einzelpreis und Rundung je Position. Vergleichen Sie die Summe mit dem vereinbarten Umfang. Ein nur vorgeschlagener, aber nicht beauftragter Zusatz gehört nicht still auf die Rechnung. Bei Abweichungen zu freigegebenen Auftragspositionen klären Sie zuerst den Ursprung im Auftrag.

Öffnen Sie vor dem Versand die PDF-Ausgabe und kontrollieren Sie Lesbarkeit, Seitenumbrüche, Empfängeranschrift und Endbetrag. Prüfen Sie zusätzlich die E-Mail-Adresse und den vereinbarten Versandweg. Ein erfolgreicher Versand belegt weder, dass der Kunde die Nachricht gelesen hat, noch einen Zahlungseingang.

Klären Sie das benötigte Format vorab. Eine reine PDF-Datei ist keine strukturierte E-Rechnung. AutoLibs bietet ab Starter auch XRechnung und ZUGFeRD / Factur-X. Prüfen Sie Empfänger, Käuferreferenz und vereinbarten Übermittlungsweg. Bei einer PDF per E-Mail ist auch die Zustimmung zum elektronischen Versand zu berücksichtigen. Die Formatübersicht und die FAQ des Bundesfinanzministeriums erläutern die Übergangsregeln.

Nach der Bereitstellung hilft die Routine offene Rechnungen prüfen. Voraussetzungen für die optionale Onlinezahlung und den DATEV-EXTF-Export werden getrennt erläutert.

Vereinbarte Fälligkeit und Zahlungsbedingungen müssen stimmen. Markieren Sie eine Rechnung erst anhand des tatsächlichen Zahlungsvorgangs als bezahlt. Bei der Fahrzeugrückgabe bleiben Arbeitsabschluss, Übergabe und Zahlung getrennt.

Solange Angaben unklar sind, benennen Sie die offene Frage und die zuständige Person. In AutoLibs übernehmen Sie freigegebene Positionen aus dem verknüpften Auftrag in einen Rechnungsentwurf. Besteht kein Auftrag am abgeschlossenen Termin, kann der Termin der Ausgangspunkt sein. Beides ersetzt nicht die Prüfung der tatsächlich ausgeführten Arbeiten.

Nach dem Versand verwenden Sie für notwendige Korrekturen den vorgesehenen Rechnungs- und Stornoablauf. Ändern Sie nicht nur eine lokal gespeicherte PDF-Datei. Wie Entwurf, Versand und Status zusammenhängen, zeigt die Rechnungssoftware für Kfz-Werkstätten.

Probieren Sie die Prüfung mit synthetischen Daten im Software-Testleitfaden, Aufgabe 5. Keine fiktiven Belege in Ihrem echten Rechnungsbestand finalisieren. Den gesamten Produktumfang und die Tarife finden Sie unter AutoLibs Werkstattsoftware.

Redaktioneller Stand: 17. Oktober 2026. Die verlinkten amtlichen Quellen erläutern die rechtlichen Grundlagen; die Checkliste ersetzt keine Prüfung eines steuerlichen Sonderfalls.