Befund, Angebot und Entscheidung
Digitale Kundenfreigabe für Werkstattarbeiten
Zeigen Sie Ihrem Kunden, was festgestellt wurde, welche Zusatzarbeiten Sie vorschlagen und was diese kosten. AutoLibs dokumentiert die ausdrückliche Entscheidung zum bereitgestellten Angebot. Der Kunde kann den geschützten Browserzugang nutzen oder als App-Kunde in der AutoLibs-App entscheiden. Eine ausstehende Antwort gilt nicht als Zustimmung.
Ohne Kreditkarte. Die Testphase endet automatisch.
Zusatzarbeiten mit Befund und Einzelpreisen erklären
Ein Kunde muss erkennen können, welche Arbeit bereits vereinbart war und welcher zusätzliche Vorschlag neu hinzugekommen ist. Beschreiben Sie den konkreten Befund, ordnen Sie bei Bedarf ein Foto zu und erfassen Sie nachvollziehbare Positionen. Interne Notizen und Einkaufspreise gehören nicht in die Kundenansicht.
Im durchgängigen Musterauftrag vom Termin bis zur Rechnung werden nach der Inspektion des Golfs Wischerblätter und ein Innenraumfilter angeboten. Der bei der Annahme dokumentierte Kratzer gehört ausdrücklich nicht zu diesem Angebot. Eine Rückfrage klärt fehlende Informationen; ihre Beantwortung ist keine automatische Kostenfreigabe.
Der Leitfaden Zusatzarbeiten verständlich erklären liefert Formulierungsbeispiele. Auftragsvorlagen helfen bei wiederkehrenden Positionen, ersetzen aber nicht die Prüfung von Fahrzeug, Umfang und Preis.
Den Werkstattauftrag sicher im Browser öffnen
Nach dem Bereitstellen führt der Auftragslink zum geschützten Kundenzugang. Zunächst werden noch keine Befunde, Fotos oder Preise angezeigt. Der Kunde fordert einen Code an die für den Auftrag hinterlegte E-Mail-Adresse an und bestätigt ihn. Bei einem bereits verknüpften AutoLibs-Kundenkonto ist zusätzlich die Anmeldung mit diesem Konto erforderlich.
- Auftragslink der Werkstatt öffnen.
- E-Mail-Code anfordern und bestätigen.
- Falls ein Kundenkonto verknüpft ist, dieses zusätzlich bestätigen.
- Den Auftrag öffnen und den aktuellen Angebotsstand lesen.
- Gewünschte Positionen auswählen, Auswahl prüfen und ausdrücklich entscheiden.
Das Öffnen des Links und die Zugangskontrolle beauftragen keine Arbeiten. Nach einem Neuladen wird der Zugang erneut bestätigt. Die Kunden-App für Android und iPhone ergänzt diesen Browserweg. Auch die erste Terminanfrage funktioniert ohne App-Pflicht; eine Terminanfrage ist wiederum keine Reparaturfreigabe.
Teilfreigabe: zwei Arbeiten angenommen, eine abgelehnt
Das Angebot enthält eine Inspektion für 90 €, Wischerblätter einschließlich Montage für 35 € und einen Innenraumfilter für 30 €. Anna Müller entscheidet sich für die ersten beiden Positionen. Sie bestätigt 125 € statt des vollständigen Angebots über 155 €. Nicht ausgewählte Positionen dieser Fassung werden mit der abschließenden Entscheidung abgelehnt.
Vor der abschließenden Bestätigung sieht der Kunde seine ausgewählten Arbeiten und den verbindlichen Gesamtbetrag. Der vorgesehene Ablauf hat damit eine eigene Prüfstufe. Ein angezeigter oder gelesener Kostenvoranschlag wird nicht stillschweigend angenommen. Wenn keine Position gewünscht ist, kann das gesamte Angebot abgelehnt werden.
Offen, entschieden und geändert sind unterschiedliche Zustände
- Entscheidung offen
- Die Kundenantwort fehlt. Rechnung und Auftragsabschluss sind im gezeigten Freigabeablauf noch gesperrt.
- Teilweise beauftragt
- Die dokumentierte Auswahl gilt für die konkrete Angebotsfassung. Nicht ausgewählte Positionen dieser Fassung sind nicht beauftragt.
- Neuer Nachtrag
- Ein weiterer Umfang wird erneut bereitgestellt und geprüft. Frühere bestätigte Positionen und Entscheidungen bleiben erhalten.
Eine Bestätigung des Fahrzeugzustands betrifft das Annahme- oder Rückgabeprotokoll. Sie ersetzt keine Beauftragung eines Kostenangebots. Auch allgemeine Nachrichten wie „Danke für den Hinweis“ lösen keine automatische Kostenfreigabe aus.
Vor der Nutzung richten Sie die Freigabefunktion und Ihre betrieblichen Bedingungen ein. Werkstattbedingungen, Zahlungsangaben und Widerrufsinformationen gehören zum bereitgestellten Stand. Diese Dokumentation verspricht keine automatische Rechtssicherheit; Ihre Texte müssen zu Ihrem tatsächlichen Betrieb und Vertragsablauf passen.
Von der bestätigten Auswahl zur Rechnung
Die Werkstatt sieht die Entscheidung am Auftrag. Bei der Übernahme in den Rechnungsentwurf berücksichtigt AutoLibs die freigegebenen, noch nicht übernommenen Positionen. Im Musterfall gelangen die Inspektion und die Wischerblätter für zusammen 125 € in die Rechnung. Der abgelehnte Innenraumfilter bleibt außerhalb dieser Übernahme.
Die Rechnungsansicht desselben Vorgangs zeigt das Ergebnis. Prüfen Sie den Entwurf vor der Ausgabe. Eine Freigabe ist keine Zahlung, und ein Auftragsabschluss setzt die Rechnung nicht auf bezahlt. Die anschließende DATEV-Übergabe ist ein eigener Schritt.
Testen Sie diese Abfolge mit synthetischen Daten: Angebot veröffentlichen, im Kundenbrowser zunächst ohne Auswahl lesen, anschließend eine Teilentscheidung treffen und den übernommenen Umfang im Portal vergleichen. Der Software-Testleitfaden ergänzt die Prüfung. Aufträge, Kundenfreigaben und Rechnungen sind bereits in Starter für 49 € netto monatlich zuzüglich Umsatzsteuer enthalten.
Gut zu wissen
Häufige Fragen.
Kann ein Kunde Zusatzarbeiten ohne installierte App freigeben?
Ja. Der geschützte Browserzugang zeigt das bereitgestellte Angebot nach der Zugangskontrolle. E-Mail-Code und bei einem verknüpften Kundenkonto dessen zusätzliche Anmeldung schützen den Vorgang. Die App bleibt ein ergänzender Zugang.
Kann der Kunde nur einzelne Positionen annehmen?
Ja. Er wählt die gewünschten Positionen aus, prüft seine Auswahl und bestätigt den Betrag ausdrücklich. Mit der abschließenden Entscheidung werden die nicht ausgewählten Positionen dieser Angebotsfassung abgelehnt. Frühere Freigaben bleiben bestehen.
Was passiert, solange der Kunde noch nicht entschieden hat?
Die Entscheidung wird als offen angezeigt. Das bloße Lesen beauftragt keine Arbeiten. Im gezeigten Ablauf bleiben Rechnungsübernahme und Auftragsabschluss bis zur erforderlichen Entscheidung gesperrt.
Gilt eine Zustimmung auch für einen später geänderten Preis?
Eine Entscheidung gehört zum geprüften Angebotsstand. Neue oder geänderte Leistungen müssen erneut zur Prüfung bereitgestellt werden. Die ursprüngliche Entscheidung wird nicht stillschweigend auf neue Angaben übertragen.
Ist die Bestätigung der Fahrzeugannahme eine Reparaturfreigabe?
Nein. Sie betrifft die dokumentierten Zustandsangaben. Zusatzarbeiten werden über ein separates Angebot mit ausdrücklicher Entscheidung beauftragt.
Werden abgelehnte Positionen in die Rechnung übernommen?
Bei der Übernahme freigegebener Arbeiten werden nur die angenommenen, noch nicht übernommenen Positionen berücksichtigt. Im gezeigten Musterauftrag werden 125 € übernommen und die abgelehnte Filterposition von 30 € nicht.
Reicht eine Nachricht des Kunden als automatische Freigabe?
Nein. Der hier beschriebene Ablauf verlangt eine ausdrückliche Entscheidung zum bereitgestellten Angebot. Allgemeine Nachrichten und Rückfragen werden nicht automatisch als kostenpflichtige Beauftragung behandelt.
Die Kundenentscheidung aus beiden Perspektiven prüfen.
Einen Musterauftrag im Portal vorbereiten und die Freigabe im Browser nachvollziehen. 60 Tage kostenlos testen.