Werkstattrechnungen online bezahlen: vom Portal zur Kunden-App

Sie benötigen die Rechnungsverwaltung ab Starter, ein für Zahlungen freigeschaltetes Stripe-Konto Ihrer Werkstatt und einen Kunden mit zugeordnetem App-Konto. Der Rechnungsbetrag muss positiv sein; bezahlte oder stornierte Rechnungen können nicht erneut bezahlt werden.

Ein manuell angelegter Kontakt ist noch kein App-Konto. Der Ablauf Werkstattkunden mit der App verknüpfen erklärt die ausdrückliche Zuordnung. Der kostenlose Softwaretest ersetzt keine Zahlungsfreischaltung bei Stripe.

Onlinezahlung ist eine Option im Rechnungsablauf. Eine Rechnung kann auch außerhalb dieses Onlinewegs beglichen werden. Erfassen Sie dann den tatsächlichen Zahlungsstand nachvollziehbar im Portal.

1. Öffnen Sie den richtigen Rechnungsentwurf und gleichen Sie Kunde, Auftrag, ausgeführte Positionen und Endbetrag ab.
2. Prüfen Sie die Rechnung mit der Checkliste vor dem Versand.
3. Wählen Sie bei erfüllten Voraussetzungen „Online-Zahlung anfordern“. Eine erfolgreiche Anforderung stellt einen bisherigen Entwurf als versendete Rechnung bereit.
4. Die App kann auf die Rechnung zugreifen. Eine Push-Mitteilung weist auf die Zahlungsanforderung hin; sie ist kein Nachweis, dass der Kunde die Nachricht gesehen hat.

Auch eine bereits versendete, noch offene Rechnung kann in der App online bezahlbar sein, wenn die Werkstatt Zahlungen aktiviert hat. Eine gesonderte erneute Zahlungsanforderung ist dafür nicht grundsätzlich nötig. Eine ungeklärte Kundenentscheidung gehört vor die Rechnungsbereitstellung, nicht in den Zahlungsschritt.

Die Kunden-App für Android und iPhone zeigt nur die eigenen bereitgestellten Rechnungen, keine internen Entwürfe. Die verfügbaren Zahlungsarten richten sich nach dem eingerichteten Zahlungsangebot. Eine bestimmte Karte, Wallet oder Bankzahlungsart wird hier nicht pauschal zugesagt.

Öffnet der Kunde die Zahlungsseite nur oder bricht er ab, ist damit nichts bezahlt. Bei einer Fehlermeldung zuerst den Rechnungs- und Zahlungsstand prüfen, statt den Vorgang vorschnell als bezahlt zu markieren.

Der Zahlungsstatus wird nach der serverseitigen Rückmeldung des Zahlungsdienstes aktualisiert. Das kann gegenüber der Anzeige auf der Zahlungsseite verzögert sein. Ein Erfolgsbildschirm allein ersetzt deshalb nicht die Kontrolle am Rechnungsdatensatz. Die App lässt sich durch Herunterziehen aktualisieren.

„Bezahlt“ beschreibt die Rechnung. Wann Stripe das Geld auf das Bankkonto der Werkstatt auszahlt, ist ein anderer Vorgang. Prüfen Sie Auszahlungen und Zahlungsgebühren im Stripe-Konto. Die Prüfroutine für offene Rechnungen hilft, Versand, Zahlung und Arbeitsabschluss auseinanderzuhalten.

Die AutoLibs-Lizenz und die Gebühren des Zahlungsdienstes sind getrennt. Die jeweils vereinbarten Stripe-Gebühren kommen zu Ihrem Softwaretarif hinzu. Die Kostenübersicht zeigt die AutoLibs-Tarife und weitere Kostenarten.

Prüfen Sie zunächst Kundenzuordnung, Rechnung und Berechtigungen. Führen Sie einen Zahlungstest nur in einer dafür eingerichteten Testumgebung durch, nicht mit einer fiktiven Rechnung im echten Rechnungsbestand oder einer unbeabsichtigten Live-Zahlung. Zur Auswahl Ihrer Muss-Kriterien dient der Software-Testleitfaden.

Die übrigen Schritte erläutert die Rechnungssoftware für Werkstätten. Den gesamten Leistungsumfang finden Sie auf der zentralen Seite zur AutoLibs Werkstattsoftware.