Offene Werkstattrechnungen im Blick behalten

Eine offene Werkstattrechnung ist nicht automatisch überfällig. Und ein erledigter Auftrag ist nicht automatisch bezahlt. Prüfen Sie zuerst, ob eine Rechnung vorliegt, ob sie bereitgestellt wurde und welcher Zahlungseingang tatsächlich zugeordnet werden kann.

Die Statusauswahl in AutoLibs unterscheidet Entwurf, Versendet, Bezahlt und Storniert. „Versendet“ ist ein Rechnungsstatus und kein Beleg dafür, dass der Kunde eine E-Mail gelesen hat. Fälligkeit und eine eventuelle Rückfrage müssen Sie zusätzlich prüfen.

1. Öffnen Sie die Rechnungsverwaltung am richtigen Standort. Prüfen Sie zunächst Entwürfe: Welche Rechnung wartet noch auf eine sachliche Klärung?
2. Wechseln Sie zu „Versendet“. Suchen Sie bei einer konkreten Rückfrage nach Rechnungsnummer, Name, Kundennummer oder E-Mail.
3. Öffnen Sie den Beleg und prüfen Sie Betrag, Empfänger, Fälligkeit und vereinbarte Zahlungsbedingungen.
4. Gleichen Sie den tatsächlichen Bank-, Bar- oder Onlinezahlungsvorgang anhand von Betrag und eindeutiger Referenz ab.
5. Ordnen Sie Unklarheiten einer zuständigen Person zu und vereinbaren Sie die nächste Prüfung. Erst nach dem Abgleich den Status ändern.

Arbeiten Sie alle Seiten der Trefferliste durch. Ein leerer Suchtreffer beweist nicht, dass keine offenen Rechnungen existieren. Die Rechnungsverwaltung unterstützt Suche, Statusfilter und den Zugriff auf den konkreten Beleg; eine automatische Bankkontenabstimmung wird hier nicht zugesagt.

Ein Kunde kann bereits überwiesen haben, ohne dass die Zahlung im eigenen Abgleich zugeordnet ist. Umgekehrt beweist eine Zahlungsankündigung noch keinen Eingang. Bei abweichendem Betrag oder Teilzahlung die Rechnung nicht pauschal als vollständig bezahlt markieren. Eine Teilzahlungsverwaltung ist im beschriebenen AutoLibs-Ablauf nicht enthalten.

Bei einer erfolgreichen Onlinezahlung über die Kunden-App aktualisiert die serverseitige Zahlungsrückmeldung den Status. Bei einer außerhalb dieses Ablaufs erhaltenen vollständigen Zahlung verwenden Sie nach Prüfung „Als bezahlt markieren“.

Eine Stornierung korrigiert den Rechnungsbestand. Sie ist kein Zahlungseingang und darf nicht verwendet werden, um eine ungeklärte Forderung nur aus der Liste zu entfernen. Ebenso ist das Abbrechen einer Online-Zahlungsanforderung kein Rechnungsstorno und keine Rückzahlung.

Stimmen Sie den DATEV-EXTF-Export mit Ihrer Buchhaltung ab. Er berücksichtigt geeignete archivierte Original- und Stornobelege, ist aber kein Zahlungsjournal. Bereits exportierte Belege werden gekennzeichnet; einen doppelten Import derselben Datei in DATEV müssen Sie dort gesondert verhindern.

Prüfen Sie vor einer Nachricht den aktuellen Stand und den passenden Empfänger. Das Beispiel ist keine automatische Mahnung und enthält keine Aussage zu Verzug oder zusätzlichen Gebühren. Eine Mahnautomatik oder Inkassofunktion wird hier nicht angeboten.

Viele Rückfragen lassen sich bereits durch die Prüfung vor dem Rechnungsversand vermeiden. Testen Sie den gesamten Ablauf anhand der Rechnungsaufgabe im Testleitfaden. Funktionen und Tarife stehen auf der Seite zur AutoLibs Werkstattsoftware.