Praxisratgeber
Werkstattauslastung planen: Mitarbeiter, Bühnen und Zeit
Wie viele Termine passen tatsächlich in Ihre Werkstatt? Dieser Leitfaden zeigt, wie Sie Mitarbeiterzeit, Bühnenkapazität und Leistungsdauer gemeinsam betrachten und Engpässe erkennen. Die Beispielrechnung dient der eigenen Planung und ist keine automatische AutoLibs-Prognose.
Zuerst den betrachteten Arbeitsbereich abgrenzen
Unterscheiden Sie etwa Annahme, bühnengebundene Arbeiten und Tätigkeiten ohne Hebebühne. Für jeden Bereich brauchen Sie geeignete Mitarbeiter, nutzbare Ressourcen und zusammenhängende Zeitfenster. Ziehen Sie Pausen, Urlaub, bekannte Abwesenheiten, Schließzeiten und Wartung ab, bevor Sie freie Stunden zusammenzählen.
Notieren Sie außerdem bereits zugesagte Arbeiten. Eine freie Stunde morgens und eine freie Stunde nachmittags ergeben keinen durchgängigen Zweistundentermin. Im Terminplaner wird deshalb das konkrete Zeitfenster geprüft.
Eine Engpassrechnung mit bewusst einfachen Zahlen
Zwei geeignete Mitarbeiter haben nach Pausen jeweils sieben Stunden verfügbar: zusammen 14 Mitarbeiterstunden. Für den betrachteten Bereich gibt es nur eine Bühne mit sieben nutzbaren Stunden. Wenn jede Arbeit durchgehend einen Mitarbeiter und diese Bühne benötigt, sind höchstens sieben Stunden bühnengebundene Arbeit möglich, nicht 14.
Die Werkstatt hält davon eine Stunde für unvorhersehbare Arbeiten frei. Es bleiben sechs planbare Stunden. Vier passende Termine zu je 90 Minuten füllen diese sechs Stunden rechnerisch. Ob sie tatsächlich passen, hängt zusätzlich von ihren Startzeiten und den konkreten Belegungen ab.
Die eine Stunde Puffer ist eine frei gewählte Annahme dieses Beispiels. Übernehmen Sie sie nicht ungeprüft. Wie viel Reserve sinnvoll ist, hängt von Ihren eigenen Abläufen und beobachteten Abweichungen ab.
Puffer und Ausfälle getrennt beobachten
Ein bewusst freigehaltener Puffer ist kein versäumter Kundentermin. Erfassen Sie getrennt, ob Zeit wegen einer Absage, einer verspäteten Anlieferung, einer fehlenden Freigabe oder einer ungeplant längeren Arbeit ungenutzt blieb. Erst dann können Sie die passende Maßnahme wählen.
Für tatsächlich ausgefallene Termine lässt sich mit dem Terminausfall-Rechner ein rechnerischer Zeit- und Umsatzrahmen bestimmen. Er ersetzt weder eine Gewinnberechnung noch die Prüfung, ob ausgefallene Arbeit später nachgeholt oder die Zeit anderweitig genutzt wurde.
Die nächste Planungswoche mit eigenen Daten vorbereiten
- Verfügbare Zeit pro Mitarbeiter nach Abwesenheiten feststellen.
- Nutzbare Zeit je benötigter Ressource getrennt betrachten.
- Bestehende Zusagen und zusammenhängende Lücken prüfen.
- Plan- und tatsächliche Dauer vergleichbarer Arbeiten gegenüberstellen.
- Einen bewusst gewählten Puffer festlegen und später seine Nutzung auswerten.
Die Ressourcenplanung in AutoLibs setzt die erfassten Voraussetzungen in Terminprüfungen um. Der Ratgeber zur Leistungsdauer unterstützt die Vorbereitung Ihrer Ausgangswerte. Für saisonale Radwechsel kommt die Bestands- und Saisoncheckliste hinzu.
Häufige Fragen
Sind freie Mitarbeiterstunden gleich buchbare Stunden?
Nein. Die benötigten Ressourcen und geeignete Mitarbeiter müssen im selben zusammenhängenden Zeitfenster verfügbar sein.
Wie viel Puffer sollte jede Werkstatt einplanen?
Dafür gibt es hier keinen pauschalen Wert. Nutzen Sie eigene Beobachtungen zu Abweichungen, dringenden Arbeiten und tatsächlich genutzter Reserve.
Erstellt AutoLibs aus dieser Rechnung eine Auslastungsprognose?
Nein. Die Rechnung ist eine manuelle Planungshilfe mit fiktiven Zahlen. Sie beschreibt keine automatische Prognosefunktion.
Prüfen Sie den Ablauf mit Ihren eigenen Beispieldaten.
AutoLibs 60 Tage kostenlos testen. Ohne Kreditkarte, die Testphase endet automatisch.