Zugriffsrechte für Werkstattsoftware planen

Schreiben Sie zuerst auf, welche Person welche Aufgabe an welchem Standort erledigen soll. Vergleichen Sie diese Anforderungen danach mit den tatsächlich verfügbaren Rollen. Eine organisatorische Zuständigkeit ist noch keine technische Zugriffsbeschränkung.

In der AutoLibs Werkstattsoftware sind ein Portalzugang, ein Mitarbeiter für die Einsatzplanung und ein Kundenkonto unterschiedliche Dinge. Ein angelegter Mitarbeiter erhält dadurch nicht automatisch einen Portalzugang. Die Kunden-App ist keine Verwaltungsoberfläche für das Werkstattteam.

AutoLibs bietet hier feste Rollen. Eine individuell zusammenstellbare Berechtigung für jedes Feld oder jeden einzelnen Button wird damit nicht zugesagt. Prüfen Sie besondere Anforderungen ausdrücklich, bevor Sie einen breiteren Zugang vergeben.

• Welche Aufgaben werden tatsächlich benötigt?
• Welche Werkstatt gehört zum Aufgabenbereich?
• Ist eine reine Planungsaufgabe oder auch Rechnungsbearbeitung erforderlich?
• Wer darf zusätzliche Zugänge verwalten?
• Wer prüft den Zugriff bei Aufgabenwechsel oder Ausscheiden erneut?

Diese Matrix ist eine Arbeitsunterlage Ihres Betriebs, kein neues Einstellungsformular in AutoLibs. Für die Einführung nutzen Sie den Einführungsplan; den Standortbezug erklärt die Mehrstandortverwaltung.

Im berechtigten Portalzugang finden Sie unter Einstellungen den Bereich „Administratoren“. Dort werden zusätzliche Portalbenutzer mit eigener E-Mail-Adresse und der angebotenen Rolle eingerichtet. Wählen Sie die Rolle bewusst und verwenden Sie für jede Person den vorgesehenen eigenen Zugang.

1. Mit dem neu vorgesehenen Benutzer anmelden.
2. Die benötigte Aufgabe am richtigen Standort vollständig durchgehen.
3. Eine nicht vorgesehene Verwaltungsaufgabe ebenfalls prüfen, etwa den Aufruf der Rechnungsverwaltung mit einem Dispo-Zugang.
4. Bei Organisationszugriff die erlaubten Standorte kontrollieren.
5. Bei einem zu weitgehenden oder fehlenden Zugriff die Anforderung klären, statt einfach das Inhaberpasswort weiterzugeben.

Eine fehlende Schaltfläche allein ist kein ausreichender Zugriffstest. Nutzen Sie einen vereinbarten Testbestand und prüfen Sie auch einen direkten Seitenaufruf. Die gewünschte Sperre muss tatsächlich greifen. Änderungen an Zugängen erfolgen bewusst durch die dafür berechtigte Person.

Dokumentieren Sie, wer einen offenen Auftrag übernimmt, und kontrollieren Sie bei Aufgabenänderungen die vorhandenen Zugänge. Gemeinsame Passwörter erschweren die Zuordnung von Tätigkeiten. Das Entfernen eines Mitarbeiters aus der Einsatzplanung ist nicht gleichbedeutend mit dem Entzug eines gesonderten Portalzugangs.

Fachliche Kundenfreigaben bleiben von internen Benutzerrechten getrennt: Ein berechtigter Mitarbeiter darf eine ausstehende Kundenentscheidung nicht als erteilt behandeln. Der Ratgeber zur Auftragsübergabe zeigt, welche Informationen eine Vertretung benötigt.

Benötigen Sie eine feinere Trennung als die angebotenen Rollen, klären Sie die Anforderung vor dem Einsatz. Eine zusätzliche Rolle oder besondere Leseberechtigung darf nicht aus dieser Checkliste abgeleitet werden.