Werkstattsoftware für mehrere Standorte

Die Organisation verbindet Ihre Standorte. Der Standortwechsel bestimmt, für welche Werkstatt Sie gerade arbeiten. In der Organisationsübersicht sehen berechtigte Administratoren die zugehörigen Werkstätten und können gezielt in einen Standort wechseln. Das ist besonders hilfreich, wenn eine Person mehrere Annahmen oder Betriebsstätten betreut.

Ein Wechsel ist keine Zusammenführung sämtlicher Datensätze in eine gemeinsame Liste. Prüfen Sie den aktiven Standort, bevor Sie Termine anlegen, Rechnungen bearbeiten oder Einstellungen ändern. Die AutoLibs Werkstattsoftware verbindet die einzelnen Abläufe; diese Seite erklärt deren Einsatz in mehreren Werkstätten.

1. Tarif und Verantwortung klären: Die Mehrstandortverwaltung gehört zu Enterprise. Bestimmen Sie, wer die Organisation verwalten soll.
2. Organisation mit dem Inhaberkonto erstellen: Der bisherige Standort wird zum Hauptsitz. Ein zusätzlich angelegtes Administratorkonto darf nicht allein eine neue Organisation gründen.
3. Weiteren Standort hinzufügen: In der Organisationsverwaltung erfassen Sie den Standort mit seinen erforderlichen Angaben. Die E-Mail-Adresse wird auch für dessen separaten Zugang verwendet.
4. Standort einrichten: Kontrollieren Sie Adresse, Öffnungszeiten, Leistungen, Mitarbeiter und Ressourcen für diese Werkstatt.
5. Getrennt testen: Prüfen Sie einen passenden Beispielablauf an jedem Standort und kontrollieren Sie nach einem Wechsel, welche Werkstatt angezeigt wird.

Die Aufgabenverteilung hilft beim Einführen der Werkstattsoftware. Das Zusammenführen bereits vorhandener, unabhängiger Konten ist nicht mit der Neuanlage eines Standorts gleichzusetzen. Klären Sie einen solchen Wechsel vorab über AutoLibs kontaktieren.

Organisationsadministratoren können auf die Standorte ihrer Organisation zugreifen. Ein gewöhnlicher standortgebundener Portalzugang erhält dadurch nicht automatisch Zugriff auf alle Werkstätten. Die Portalrolle und die Berechtigung für den Standort sind getrennte Voraussetzungen.

Ein Mitarbeiter in der Einsatzplanung ist ebenfalls nicht automatisch ein Portalbenutzer. Planen Sie Arbeitszuordnung und Benutzerzugang getrennt. Der Ratgeber Zugriffsrechte für Werkstattsoftware planen erläutert die vorhandenen Rollen und einen praktischen Prüflauf.

• Vor dem Bearbeiten den aktiven Standort und den konkreten Vorgang kontrollieren.
• Nach einem Standortwechsel nicht aus einer alten Bildschirmansicht auf den aktuellen Bestand schließen.
• Bei Vertretung festhalten, wer welche offenen Aufgaben übernimmt.

Richten Sie Rechnungsangaben und Buchhaltungsprofil für die jeweils betroffene Werkstatt ein. Ein gemeinsamer Organisationsname ersetzt weder die Prüfung des Rechnungsausstellers noch die passende Kontenzuordnung. Stimmen Sie diese Angaben mit Ihrer Buchhaltung ab.

Im DATEV-Export prüfen Sie Standort, Wirtschaftsjahr, Debitoren und Belege vor der Erstellung. Ein Export eines Standorts ist nicht automatisch ein gemeinsamer Buchungsstapel für alle Werkstätten. Der Ratgeber Werkstattdaten exportieren und prüfen hilft bei der Abgrenzung.

Enterprise ergänzt Professional um die Verwaltung mehrerer Standorte. Aktuelle Beträge und die Unterschiede der Tarife stehen in der Kostenübersicht. Prüfen Sie den für Ihren Betrieb benötigten Umfang vor der Buchung.

1. Standortübersicht und erlaubte Wechsel mit dem vorgesehenen Benutzer prüfen.
2. Für jeden Standort einen Termin mit passenden Mitarbeitern und Ressourcen nachvollziehen.
3. Kunden- und Fahrzeugzuordnung im konkreten Vorgang kontrollieren.
4. Rechnungsangaben und einen benötigten Datenexport je Standort prüfen.
5. Offene Anforderungen festhalten, bevor Sie den Echtbetrieb umstellen.

Verwenden Sie für echte Rechnungs- oder Zahlungsaktionen eine dafür vorgesehene Testumgebung. Der Werkstattsoftware-Testleitfaden verbindet die Einzelprüfungen zu einem vollständigen Ablauf.