E-Rechnungen für Werkstätten: XRechnung und ZUGFeRD erstellen

Eine gewöhnliche PDF-Datei enthält keine strukturierten Rechnungsdaten. Bei Factur-X sind die XML-Daten im PDF eingebettet; XRechnung wird als XML-Datei ausgegeben. Fragen Sie Ihren Geschäftskunden oder öffentlichen Auftraggeber nach dem Format, seiner Käuferreferenz und dem Einreichungsweg.

AutoLibs erzeugt Factur-X im Profil EN 16931 und XRechnung 3.0.2 in der CII-Syntax. Bei XRechnung kommt eine separate PDF-Leseansicht hinzu. Die ursprüngliche XML bleibt maßgeblicher Bestandteil des Belegs. Eine automatische Einreichung über Peppol oder Behördenportale ist nicht enthalten.

Die Einordnung zu E-Rechnungspflicht und Formaten trennt den Empfang seit 2025 von den Übergangsregeln für die Ausstellung.

1. Prüfen Sie Auftrag, Positionen, Leistungsdatum und steuerliche Behandlung.
2. Wählen Sie im Rechnungsdetail das gewünschte Format. Tragen Sie den vollständigen Rechnungsempfänger, seine elektronische Adresse und den Werkstatt-Ansprechpartner ein.
3. Hinterlegen Sie bei XRechnung die vereinbarte Käuferreferenz. Eine Leitweg-ID erhalten Sie vom öffentlichen Auftraggeber; AutoLibs erfindet sie nicht.
4. Prüfen Sie Kundenanschrift, Werkstattanschrift, Steuerkennung, Kontakt und IBAN. Bestätigen Sie die inländischen Beteiligten.
5. Speichern Sie den Entwurf mit Änderungsgrund. Prüfen Sie den gespeicherten Stand und geben Sie erst danach die Rechnung aus.

Der eingegebene Empfängername gilt für PDF und XML desselben Belegs. Die elektronische Adresse im XML ist vom aktuellen E-Mail-Versandkontakt zu unterscheiden. Kontrollieren Sie beides vor dem Versand. Die Rechnungs-Checkliste hilft beim fachlichen Abgleich.

Bei der Ausgabe speichert AutoLibs PDF, strukturierte XML und den zugehörigen Datenstand gemeinsam. Spätere Stammdatenänderungen ersetzen diese Originale nicht. Der erneute Download liefert die archivierten Dateien.

Factur-X wird als PDF mit eingebetteter XML versendet. Bei XRechnung enthält die E-Mail die XML und zusätzlich die PDF-Leseansicht. App-Kunden können die strukturierte Datei aus ihrem Rechnungsdetail teilen. Eine bestätigte SMTP-Annahme ist kein Nachweis, dass der Empfänger die Rechnung gelesen oder fachlich angenommen hat.

Eine Stornierung erzeugt einen eigenen Gegenbeleg mit Bezug zum Original, einschließlich strukturierter Datei bei einer E-Rechnung. Die ursprüngliche Rechnung bleibt erhalten. Storno und Rückzahlung sind getrennte Vorgänge.

Unterstützt werden inländische Rechnungen in Euro mit Überweisung, der vorgesehenen Regelbesteuerung oder Kleinunternehmerregelung. Auslandsfälle, Reverse Charge, Abschlags- und Schlussrechnungslogik sowie andere Währungen sind damit nicht zugesagt. Die Steuerbehandlung muss zum Werkstattprofil und Leistungsdatum passen.

Der Empfang und die Verarbeitung fremder Eingangsrechnungen sind kein Bestandteil dieses Ausgangsrechnungsmoduls. Auch eine vollständige Finanzbuchhaltung, Steuerberatung und TSE-Kasse werden dadurch nicht ersetzt.

Bestehende reine PDF-Originale werden nicht nachträglich als E-Rechnungen umdeklariert. Der DATEV-EXTF-Export überträgt Buchungsdaten an die Buchhaltung; er ist selbst keine E-Rechnung.

Die Rechnung ist ein Schritt der AutoLibs Werkstattsoftware: vom Kundenkontakt über Auftrag und Freigabe bis zum Beleg. Für die Terminanfrage reicht der von Ihrer Werkstatt freigeschaltete öffentliche Buchungslink im Browser, ohne App-Installation. Neue Kunden bestätigen ihre E-Mail-Adresse; bei bestehendem App-Konto kann eine Anmeldung erforderlich sein. Die App ergänzt unter anderem Auftragsstatus und Rechnungszugriff.

Vergleichen Sie Rechnungsablauf, Tarife und die GoBD-Aufgaben im Betrieb anhand Ihrer eigenen Anforderungen.