GoBD in der Werkstatt: Rechnungen nachvollziehbar führen

Eine Softwarefunktion allein macht den Betrieb nicht GoBD-konform. Entscheidend sind auch die tatsächliche Erfassung, nachvollziehbare Änderungen, Aufbewahrung, Zugriffsrechte und eine passende Verfahrensdokumentation. Beschriebenes Verfahren und gelebter Alltag müssen übereinstimmen.

Grundlage sind die GoBD im amtlichen BMF-Handbuch, einschließlich der dort genannten Änderungen. Stand dieser Einordnung: 19. Oktober 2026. Hier wird keine behördliche Zertifizierung von AutoLibs behauptet.

Rechnungsentwürfe und ausgegebene Belege haben getrennte Zustände. Bei der Ausgabe werden Beleg und Anschriften eingefroren. Korrekturen ausgegebener Rechnungen erfolgen über einen eigenen Stornobeleg; das Original bleibt erhalten. Änderungen werden mit Vorher-/Nachherstand und Ereignissen protokolliert, soweit sie seit Beginn der jeweiligen Erfassung beobachtet wurden.

Bei strukturierten E-Rechnungen werden die Originaldaten zusammen mit der PDF-Datei aufbewahrt. Der Prüfexport enthält Dateien, Feldbeschreibungen, Verknüpfungen und Prüfwerte. Ein Prüfwert zeigt eine Abweichung von den gesicherten Bytes an; er ist keine qualifizierte Signatur und kein externer Zeitstempel.

• Nur tatsächlich berechtigte Mitarbeiter erhalten Zugriff. Zuständigkeiten und Freigaben dokumentieren.
• Leistungen, Kundenfreigaben, Belegangaben und Zahlungen fachlich prüfen. „Ausgegeben“ bedeutet nicht „bezahlt“.
• Stornos begründen und mit Original und gegebenenfalls Ersatzrechnung zusammenhalten.
• Aufbewahrung, Exporte, Anbieterwechsel und Wiederherstellung organisatorisch regeln. Ein Sicherungslauf allein beweist noch keine erfolgreiche Wiederherstellung.
• Das eingesetzte Verfahren mit Änderungen und Verantwortlichkeiten dokumentieren und mit der Buchhaltung abstimmen.

Vermeiden Sie eine vermeintliche Historie für alte, nie erfasste Änderungen. Ein Journal kann solche Vorgänge nicht nachträglich zuverlässig rekonstruieren.

Der DATEV-EXTF-Buchungsstapel unterstützt die Übergabe an die Buchhaltung. Kontierung und Zielimport müssen zu Ihrem Betrieb passen. Eine erfolgreiche Formatprüfung ersetzt keine fachliche Buchungsfreigabe.

Eine Rechnung mit Zahlungsstatus ist noch keine vollständige elektronische Kasse. AutoLibs wird hier nicht als betriebsfertige TSE-Kasse beworben. Wer eine solche Kasse benötigt, muss den konkreten Kassenprozess und die anwendbaren Anforderungen gesondert prüfen.

Beginnen Sie mit einem vollständigen Vorgang: Rechnung prüfen, ausgeben, gegebenenfalls stornieren und den Export prüfen. Zurück zur Rechnungssoftware für Werkstätten.