E-Rechnung in der Werkstatt: Pflicht und Formate

Für inländische Unternehmen ist der Empfang einer E-Rechnung grundsätzlich seit dem 1. Januar 2025 sicherzustellen. Für die Ausstellung gelten Übergangsregeln: Bis Ende 2026 können grundsätzlich noch sonstige Rechnungen verwendet werden, bei höchstens 800.000 € Vorjahresumsatz des Ausstellers verlängert sich die entsprechende Frist bis Ende 2027. Eine Rechnung an einen privaten Fahrzeughalter ist nicht allein wegen des Datums 2025 eine verpflichtende B2B-E-Rechnung.

Ausnahmen und Voraussetzungen, etwa für Kleinunternehmer oder Kleinbetragsrechnungen, sind gesondert zu beachten. Die aktuelle Einordnung steht in den FAQ des Bundesfinanzministeriums und § 27 Absatz 38 UStG. Stand dieser Übersicht: 19. Oktober 2026.

Ein PDF ist zunächst eine lesbare Darstellung. XRechnung enthält strukturierte XML-Daten. ZUGFeRD / Factur-X verbindet ein PDF mit einer eingebetteten strukturierten XML. Die Bezeichnung „FormatX“ wird gelegentlich verwechselt; gemeint ist meist Factur-X. Für E-Rechnungen ist das konkrete normgerechte Profil entscheidend, nicht nur die Dateiendung.

Ein Buchungsstapel für DATEV hat eine andere Aufgabe: Er überträgt kontierte Buchungsdaten. Er ersetzt weder die Rechnung an Ihren Kunden noch deren Originalarchiv. Details: DATEV-Export für Werkstätten.

1. Klären Sie den tatsächlichen Rechnungsempfänger: Privatperson, Unternehmen oder öffentlicher Auftraggeber.
2. Erfragen Sie Format, elektronische Adresse, Käuferreferenz und Einreichungsweg.
3. Gleichen Sie Leistung, Datum, Mengen, Preise und Steuerbehandlung mit dem Auftrag ab.
4. Prüfen Sie den gespeicherten Entwurf vor Ausgabe. Bei einer Fehlermeldung zuerst die Ursache beheben.
5. Bewahren Sie die ausgegebene strukturierte Originaldatei auf. Eine gedruckte Ansicht allein ersetzt sie nicht.

In AutoLibs wählen Sie das Format vor der Ausgabe. Der vollständige Ablauf und die unterstützten Fälle stehen unter E-Rechnungen erstellen. Der Empfang fremder Eingangsrechnungen benötigt weiterhin einen gesonderten Prozess.

Ein Formatvalidator erkennt Struktur- und Rechenfehler. Er kann nicht bestätigen, dass die Arbeiten tatsächlich beauftragt und erbracht wurden oder die verwendete Steuerbehandlung im Einzelfall richtig ist. Nutzen Sie zusätzlich die Prüfliste vor dem Rechnungsversand.

Für Nachvollziehbarkeit und Aufbewahrung gehört der Beleg in einen dokumentierten Prozess. Dazu: GoBD im Werkstattalltag und die zentrale Werkstattsoftware-Übersicht.